IMPLEMENTASI RENCANA PENGADAAN BARANG DAGANGAN (MERCHANDISE)

IMPLEMENTASI RENCANA PENGADAAN BARANG DAGANGAN (MERCHANDISE)

Implementasi dari rencana pengadaan barang-barang dagangan meliputi delapan tahap :

Pengumpulan Informasi
Setelah perencanaan dibuat, beberapa informasi perihal kebutuhan dari pasar target dan keberadaan dari supplier yang perspektif dibutuhkan sebelum melakukan pembelian barang. Dalam pengumpulan data tentang tempat pemasaran, retailer memiliki beberapa sumber. Sumber yang paling berharga yaitu konsumen. Dengan mencari secara regular demografi dari pasar target, gaya hidup dan rencana belanja yang potensial, retailer dapat mempelajari kebutuhan konsumen secara langsung.
Sumber informasi lainnya dapat digunakan pada saat data yang diperoleh dari konsumen secara langsung dirasa belum cukup. Supplier umumnya melakukan suatu peramalan tentang penjualan dan melakukan pengamatan terhadap kondisi pasar. Mereka juga tahu seberapa banyak dukungan promosi dari luar yang akan didapat oleh retailer. Dalam kesepakatan perjanjian dengan retailer, supplier kemungkinan akan menghadirkan daftar dan grafik yang menunjukkan peramalan dan dukungan promosi.
Sales penjualan dan personel pengatur barang juga dapat langsung berinteraksi dengan konsumen dan menyampaikan hasil observasinya kepada manajemen, Want Book System merupakan suatu cara formal untuk mencatat permintaan dari konsumen supaya retailer tidak menstok atau meniadakan stok suatu barang. Selain sumber tersebut, competitor juga dapat memberikan informasi lainnya. Retailer yang bersifat konservatif tidak akan menstok suatu item barang hingga competitor melakukannya dan mereka juga mempekerjakan seseorang (comparison shopper atau pembeli yang tujuaannya adalah untuk melakukan pembandingan) yang bertugas untuk mempelajari harga dan penawaran yang diberlakukan oleh kompetitornya.
Selain itu, informasi tentang pengangguran, inflasi, dan data keamanan barang dapat diperoleh dari sumber pemerintah. Informasi juga dapat diperoleh dari kabar independent tentang polling terhadap konsumen, laporan hasil investigasi dan data komersial yang dapat dibeli. Apapun data yang dibutuhkan, retailer harus merasa nyaman dan yakin bahwa hal tersebut cukup untuk membuat suatu keputusan.

Penyeleksian dan Interaksi dengan Sumber atau Penyedia Barang
Retailer dapat menggunakan satu macam supplier atau mengkombinasikan diantaranya. Terdapat tiga opsi utama supplier :
Sumber milik pribadi perusahaan. Retailer yang besar memiliki pabrik beserta segala fasilitasnya, dimana supplier bertugas untuk menghandel semua atau sebagian dari permintaan barang dari retailer.
Supplier yang digunakan secara regular (berasal dari luar perusahaan). Retailer tahu benar tentang kualitas dari merchandise atau barang dan tingkat kejujuran dari supplier yang digunakan berdasarkan pengalaman sebelumnya.
Supplier baru. Supplier ini bukan milik retailer, dimana sebelumnya retailer tidak pernah membeli barang dari supplier tersebut.
Retailer dan supplier sering berinteraksi satu sama lain. Di suatu waktu mereka terkadang mengalami konflik, sehingga hubungan diantaranya dapat menjadi tidak baik dan tidak menguntungkan.

Evaluasi terhadap Barang Dagangan
Tiga prosedur yang dapat digunakan dalam kegiatan evaluasi yaitu inspeksi, penyamplingan, dan pendeskripsian. Teknik yang digunakan bergantung pada harga itemnya, atributnya, dan regularitas dari pembelian. Inspeksi dilakukan dengan menguji setiap unit barang sebelum barang tersebut dibeli dan dikirimkan. Penyamplingan digunakan pada pembelian yang dilakukan secara reguler khususnya untuk barang-barang yang mudah pecah, rusak, dan mahal, karena inspeksi belum cukup untuk menentukan kualitas dan kondisi barang. Pendeskripsian digunakan untuk barang-barang yang telah terstandarisasi, tidak mudah pecah dan tidak mudah rusak. Barang-barang tersebut dipesan dalam jumlah tertentu berdasarkan deskripsi secara verbal, tertulis, dsb.

Pelaksanaan Negosiasi dalam Pembelian
Pesanan baru ataau khusus diatur dalam kontrak yang dinego, dimana retailer dan supplier secara hati-hati mendiskusikan semua aspek dari pembelian. Sedangkan pesanan yang dilakukan secara regular diatur dalam kontrak yang uniform, karena segala persyaratan telah distndarisasi atau telah siap diatur, dan pesanan ditangani secara rutin.
Dalam menentukan apakah yang akan digunakan adalah kontrak yang dapat dinego ataukah kontrak yang sudah paten, retailer harus memperhatikan beberapa poin berikut yaitu tanggal pengiriman, potongan harga, kuantitas barang yang dibeli, pengaturan harga dan pembayaran, bentuk pengiriman, dan point of transfer of title. Tanggal pengiriman dan kuantitas barang yang dibeli harus jelas. Retailer dapat menunda suatu pesanan jika salah satu ketentuan tidak dilaksanakan. Harga pembelian, pengaturan pembayaran, dan potongan harga juga harus ditentukan.

Pemasukan atau Pencatatan Pembelian
Beberapa retailer yang berukuran medium dan besar menggunakan computer untuk melengkapi dan memproses pesanan, dan tiap pembelian dimasukkan ke dalam bank data computer. Retailer yang lebih kecil seringkali mencatat dan memproses pesanan secara manual, dimana jumlah pembelian ditambahkan pada inventorinya dengan cara yang sama.
Retailer yang memiliki baberapa unit harus menentukan apakah keputusan pembelian ditentukan oleh manajemen pusat atau daerah atau oleh manajer local. Setiap pendekatan memiliki keuntungan dan kekurangan.
Beberapa alternative dalam transfer suatu macam barang antar bagian. Pertanggungjawaban retailer berbeda dalam setiap bagian :
Retailer segera mengambil barangnya pada waktu pembelian.
Retailer mengambil barang ketika pengiriman telah diterima.
Retailer tidak mengambil barangnya hingga siklus pembayaran berakhir, dan ketika supplier dibayar.
Retailer menerima barang, dimana barang tersebut bukan merupakan item yang dimiliki oleh retailer, tapi hanya dititipkan oleh supplier. Supplier kemudian dibayar saat barang tersebut laku terjual.

Penerimaan dan Penyetokan Barang
Retailer siap untuk menerima dan menangani item barang. Hal ini meliputi penerimaan dan penyimpanan, pengecekan dan pembayaran dimuka, penandaan inventori dan harga, penyetingan terhadap pengaturan barang, pemajangan barang, penyelesaian transaksi, mengatur pengantaran atau penjemputan, memproses pengembalian barang, dan pengontrolan terhadap barang-barang tersebut. Item dari barang-barang yang dipesan, dikirimkan oleh supplier ke gudang penyimpanan atau langsung ke toko yang dimiliki oleh retailer.
Ketika barang-barang pesanan telah diterima oleh retailer, barang-barang tersebut dicek kelengkapannya dan kondisi produknya. Uang muka harus ditinjau ulang untuk akurasinya dan pembayaran dibuat.
Pengaturan toko dan pemajangan barang-barang tergantung pada retailer dan macam produk. Supermarket biasanya mempunyai rak tempat pemajangan dan menempatkan kebanyakan inventorinya pada area tempat penjualan. Pusat perbelanjan tradisional memiliki semua macam pengaturan interior dan mereka menempatkan sebagian dari inventorinya diruang belakang yang merupakan ruangan terpisah dengan tempat dimana barang-barang dagangan diatur dan diperlihatkan. Penanganan barang tidak lengkap sampai konsumen membeli dan menerima barang dari retailer. Ini meliputi pengadaan order, transaksi tunai atau kredit, pengemasan, dan pengantaran atau penjemputan.
Suatu prosedur untuk memproses barang-barang yang berbahaya dan yang akan dikembalikan sangat dibutuhkan. Retailer harus menentukan bagian yang bertanggungjawab dalam pengembalian barang dan situasi dimana barang-barang yang berbahaya diterima untuk dikembalikan atau ditukar.
Beberapa retailer melakukan suatu tindakan yang agresif untuk memonitor dan mengurangi kehilangn barang. Pengontrolan terhadap barang meliputi pengecekan terhadap penjualan, tingkat keuntungan, pergerakan barang, inventori, musiman, dan biaya tiap kategori produk yang dimiliki. Kontrol biasanya dicapai melalui data inventori, yang disiapkan dengan menggunakan komputerisasi dan melakukan inventori fisik. Inventori fisik dilakukan untuk merefleksikan adanya barang-barang yang berbahaya, pengembalian dari konsumen, dan faktor lainnya.

Pemesanan Ulang Barang
Empat factor yang penting dalam melakukan pemesanan ulang suatu barang (dimana retailer melakukan pembelian terhadap barang tersebut lebih dari sekali), yaitu waktu pemesanan dan pengiriman, pergerakan inventori, kondisi keuangan, dan biaya inventori versus pemesanan.

Evaluasi Ulang
Rencana dalam pengadaan barang harus dievaluasi ulang secara regular. Keseluruhan dari prosedur, seperti halnya penanganan barang dan jasa secara individu harus terus dimonitor atau diawasi. Kesimpulan yang ditentukan selama proses ini dilakukan, dapat menjadi bagian dari sumber informasi yang dikumpulkan sebagai gambaran untuk usaha kedepannya.



LOGISTIK
Logistik meruapakan total atau keseluruhan dari proses perencanaan, implementasi dan koordinasi pergerakan barang secara fisik, mulai dari pabrik atau industri ke retailer hingga ke konsumen yang berlangsung dalam waktu tertentu, bersifat efektif, dan efisien dalam hal pembiayaan. Logistik meliputi prosesing dan pemenuhan permintaan atau order, transportasi, penggudangan, pelayanan terhadap konsumen, dan manajemen inventori.
Pada bagian ini,didiskusikan tentang konsep logistic yaitu tujuan dari kinerja, rantai suplai, prosesing dan pemenuhan order, transportasi dan penggdangan, serta transaksi konumen dan pelayanan terhadap konsumen.

Tujuan dari Kinerja
Tujuan atau arah dari logistic dari sebagian besar retiler, yaitu :
Menyesuaikan biaya yang dimiliki dengan aktivitas logistic yang spesifik, termsuk pemenuhan semua aktivitas seekonomis mungkin, memberikan perusahaan objektivitas performa lainnya.
Menempatkan dan menerima pesanan dengan mudah, akurat, dan sepuas mungkin
Meminimalkan waktu yang diperlukanan antara pemesanan dan penerimaan barang.
Mengkoordinasikan pengiriman dari beberapa supplier.
Memiliki cukup barang untuk memuaskan atau memenuhi permintaan konsumen.
Menempatkan barang dagangan pada tempat atau lantai penjualan secara efisien.
Memproses permintaan konsumen secara efisien dan memberikan kepuasan bagi konsumen.
Bekerja secara kolaboratif dan berkomunikasi secara regular dengan anggota rantai suplai lainnya.
Menghandel pengembalian barang secara efektif dan meminimasi produk-produk yang berbahaya.
Mengawasi performa logistic.
Memiliki rencana cadangan apabila terjadi kekacauan pada system.



Pengelolaan Rantai Suplai
Rantai suplai merupakan aspek logistic dari rantai pengiriman barang. Rantai suplai ini menunjukkan semua bagian yang berpartisipasi dalam proses logistic penjualan, seperti pabrik atau industri, usaha grosiran, spesialis yang berada pada bagian ketiga (seperti pengirim, tempat pemenuhan order, dsb), dan retailer.
Beberapa retailer dan supplier mencari suatu hubungan logistic yang lebih tertutup. Salah satu tehnik bagi retailer yang besar yaitu perencanaan kerjasama (collaborative palnning) , peramalan (forecasting) dan penambahan (replenishment), atau yang disingkat CPFR. CPFR merupakan pendekatan holistic terhadap pengelolan rantai suplai antar jaringan perdagangan.
Salah satu cara untuk memperlancar komunikasi antara retailer dengan supplier, dikembangkanlah web. Di dalam web, mereka dapat mengatur bagian khusus untuk berinteraksi dengan partnernya. Untuk pertukaran informasi yang sangat penting, password dan teknologi yang berperan dalam menjaga keamanan informasi digunakan.

Prosesing dan Pemenuhan Order
Untuk mengoptimalisasi prosesing dan pemenuhan order, beberapa perusahaan saat ini memberlakukan quick response (QR) inventory planning, dimana retailer mengurangi jumlah inventori yang ia pegang dengan cara memesan lebih sering dan dalam kuantitas yang lebih sedikit. Sistem QR mengharuskan retailer untuk memiliki hubungan yang baik dengan supplier, mengkoordinasikan pengiriman barang, memonitor level inventori untuk menghindari kelebihan ketersediaan barang, dan secara regular berkomunikasi dengan supplier. Quick resposnse (respon yang cepat) berarti bahwa supplier perlu memikirkan kembali ukuran order minimum yang akan mereka terima.
Sejumlah perusahaan yang bergerak dalam sector penjualan makanan menggunakan efficient consumer response (ECR) planning, yang memungkinkan supermarket untuk menggabungkan aspek-aspek dari perencanaan respon inventori yang cepat, pertukaran data via elektronik, dan perencanaan logistic. Tujuaannya adalah untuk mengembangkan system yang dikendalikan oleh konsumen, dimana pabrik, broker dan distributor bekerja bersarma untuk memaksimalkan permintaan konsumen dan meminimalkan biaya rantai suplai. Untuk mencapai tujuan ini, pergerakan produk berlangsung kontinyu, dimana produk tersebut disesuaikan dengan konsumsi konsumen. Dan untuk mendukung pergerakan dari produk, dibutuhkan waktu yang tepat dan akurasi data antara retail dan pabrik.

Transportasi dan Penggudangan
Beberapa keputusan yang dibutuhkan alam hal transporatsi :
Seberapa sering barang dikirimkan kepada retailer ?
Seberapa kecil barang yang akan dihandel ?
Jasa pengiriman apa yang akan digunakan (apakah dari pabrik sendiri, retailer sendiri, atau pihak ketiga) ?
Bentuk transportasi apa yang akan digunakan ?
Perhatian khusus apa yang diberikan pada barang-barang yang mudah rusak dan mahal ?
Seberapa sering pengaturan pengiriman yang khusus dibutuhkan ?
Bagaimana persyaratan pengiriman yang dinegosiasi dengan supplier ?
Pilihan pengiriman yang seperti apa, yang akan tersedia bagi konsumen yang dimiliki oleh retailer ?
Efektivitas transportasi dipengaruhi oleh ketersediaan dari infrastruktur logitstik (seperti akses untuk truk yang dipasangi intastalasi pendingin, bandara, dsb), kemacetan lalu lintas, pemberhentian dan factor lainnya.

Beberapa retailer focus pada kegiatan penggudangan baik di tingkat pusat atau pusat distribusi daerah. Produk dikirimkan dari supplier ke gudang tersebut dan kemudian dialokasikan menuju outlet-outlet. Manfaat diadakannya penggudangan yaitu efisiensi dalam transportasi, prosesing barang yang dimekanisasi, keamanan lebih meningkat, penandaan barang lebih efisien, mudah untuk mengembalikan, dan pergerakan barang yang terkoordinasi. Kekurangannya yiatu control dilakukan secara berlebih, perlu penanganan ekstra terhadap barang-barang yang mudah rusak, biaya yang diperlukan besar, dan adanya potensi penundaan order.
Retailer lainnya, tidak menyimpan barang sebanyak di gudang puat atau daerah. Mereka memiliki sejumlah barang yang dikirim oleh supplier langsung menunju tempat penjualan. Distribusi seperti ini dikenal direct store distribution (DSD).

Transaksi Konsumen dan Pelayanan Konsumen
Retailer harus membuat rencana untuk outbound logistic, seperti melengkapi transaksi melalui penyerahan barang kepada konsumen. Terdapat perbedaan antara retailer yang yang berbasis toko dan yang bukan toko.Kebanyakan toko retail tahu bahwa konsumen ingin membeli atau mendatangi langsung ketika barang tersebut siap untuk dijual (seperti sebuah mobil baru). Semua retail yang memasarkan barangnya secara langsung (direct marketer), yang meliputi retailer dalam web, bertanggungjawab untuk memastikan bahwa produk dikirimkan kepada pembeli atau lokasi terdekat lainnya.

Pengelolaan Inventori
Sebagai bagian dari upaya logistic, retailer menggunakan pengelolaan inventori untk memelihara keberadaan dari barang-barang miliknya, sedangkan pemesanan, pengiriman, penanganan, penyimpanan, pengaturan, dan harga penjualan tetap dicek. Pertama, retailer melakukan order berdasarkan ramalan terhadap penjualan atau perilaku konsumen. Baik jumlah item dan keanekaragamnnya diminta ketika pemesanan dilakukan. Frekuensi dan ukuran terhadap pemesanan bergantung pada kuantitas potongan harga dan biaya inventori. Kedua, supplier memenuhi pesanan dan mengirim barang-barang ke gudang atau langsung ke tempat penjualan. Ketiga, retailer menerima barang, membuat item menjadi tersedia untuk dijual (melalui pengemasan, penentuan harga, dan penempatan produk tersebut di tempat pemajangan), dan melengkapi transaksi pembeli. Beberapa aspek pengelolaan inventori :
a) Ketertiban Penjualan
Karena adanya pengelolaan inventori secara komprehensif dan supaya lebih efektif dalam biaya, beberapa retailer mengharapkan agar supplier lebih tertib. Aktivitas pengelolaan inventori meliputi siapa yang bertanggungjawab terhadap pelabelan, apakah pabrik atu retailer.

b) Level Inventori
Keberadaan inventori yang dimiliki
• Retailer menginginkan dan berharap agar tidak terjadi kehilangan suatu penjualan akibat tidak ada stok.
• Situasi lebih rumit bagi retailer yang membawa barang-barang mode, yang menangani item baru dimana tidak ada catatan khusus, dan yang menjalankan format bisnis baru dimana estimasi terhada permintaan seringkali tidak akurat.
• Permintaan konsumen tidak pernah dapat diprediksi secara lengkap.
• Alokasi jarak rak harus dihubungkan dengan hasil terkini, yang berarti bahwa alokasi harus ditinjau ulang secara reguler dan ditentukan.


c) Keamanan Barang
Retail kehilangan penjualan karena menyusutnya inventori yang disebabkan oleh adanya pencurian (baik oleh karyawan atau konsumen), penipuan oleh penjaga keamanan, dan eror pada administrasi. Untuk mengurangi pencurian barang, terdapat tiga cara yang diperhatikan, yaitu (1) pencegahan terhadap kehilangan melalui melalui pengaturan bangunan saat didesain dan dibangun; (2) melakukan kombinasi dari pengukuran keamanan, seperti mengecek latar belakang karyawan, menempatkan penjaga di dalam toko, menggunakan peralatan keamanan elektronik, dan pelabelan barang.; (3) retailer harus mengkomunikasikan kepada karyawan, konsumen, dan penjaga tentang pentingnya upaya untuk mencegah kehilangan barang dan tindakan yang akan mereka lakukan untuk mengurangi kehilangan.

d) Reverse Logistik (Logistic Pengembalian)
Logistik reverse meliputi seluruh pergerakan barang dari retailer kembali pada supplier. Ini meliputi item yang dikembalikan karena sifatnya yang membahayakan, rusak dan tingkat penjualan yang rendah. Untuk menghindari konflik, logistic pengembalian harus dispesifikasi.

e) Analisis Inventori
Performa dan status inventori harus dianalisis secara regular untuk mengukur tingkat kesuksesan manajemen inventori. Perkembangan terkini dalam software computer telah membuat beberapa analisis dilakukan lebih akurat dan tepat waktu. Berdasarkan survey dari retailer, terdapat beberapa hal yang merupakan elemen dari performa inventori yang dianggap terpenting, yaitu perputaran inventory, persentase keuntungan kotor, rata-rata dalam posisi stok, gross margin return, gross margin dollar.