Management

PENGELOLAAN OPERASI

Dinamika Keuangan dan Manajemen Operasi
Penting bagi penjual/pedagang untuk memahami pengaturan keuangan dalam manajemen operasi, karena efisiensi dan efektifitasnya sangat terkait dengan bagaimana asset dan biaya ditentukan. Terdapat 3 konsep yang didiskusikan pada bagian ini yaitu pengelolaan asset, pembiayaan dan alokasi sumber daya
1. Pengelolaan Aset
Setiap penjual/pedagang memiliki bermacam-macam asset untuk mengatur dan memiliki passiva untuk mengontrol. Asset merupakan beberapa item yang dimiliki oleh pemilik usaha yang mempunyai nilai moneter. Modal berjalan (current asset) terdiri dari uang tunai (yang disimpan di bank) dan item yang siap dikonversi ke dalam bentuk tunai dalam waktu yang cepat. Contohnya yaitu inventori (baik yang sudah ada maupun yang masih dalam perjalanan) dan uang yang dapat diterima (sejumlah uang yang dibayar oleh konsumen kepada penjual atau pedagang). Modal pasti atau tetap (fixed modal) terdiri dari nilai kepemilikan property, bangunan, perlengkapan toko, dan peralatan yang digunakan selama operasi dalam jangka waktu yang panjang.
Passiva merupakan beberapa obligasi keuangan yang dibuat oleh penjual/pedagang dalam melaksanakan bisnisnya. Passiva bergerak meliputi biaya, pajak, dan keuangan yang dapat dibayar , serta pinjaman jangka pendek, dimana obligasi tersebut harus dibayar pada tahun berikutnya. Passiva pasti atau tetap (fixed viabilities) meliputi pinjaman jangka panjang dan hipotek, obligasi tersebut umumnya dibayar selama beberapa tahun,
Nilai bersih dihitung dengan mengurangi asset dengan passiva. Nilai bersih menunjukkan nilai dari bisnis penjualan setelah dipotong dengan nilai obligasi .
Lembar neraca merincikan asset-aset yang dimiliki, passiva dan laba dalam waktu tertentu. Ini didasarkan pada prinsip bahwa asset = passiva + laba
Terdapat 2 cara untuk mengukur hasil dari usaha yaitu return on asset (ROA) dan return on networth (RONW) :
a. ROA : rasio yang didasarkan pada penjualan bersih, keuntungan bersih dan total asset
ROA = keuntungan bersih
Total modal

b. RONW : rasio yang didasarkan pada keuntungan bersih, total modal dan nilai bersih
RONW = keuntungan bersih
Nilai bersih

2. Pembiayaan
Menunjukkan pengeluaran yang direncanakan oleh penjual/pedagang selama beberapa periode waktu, berdasarkan performa yang diharapkannya. Dalam hal ini, biaya dapat dihubungkan dengan kepuasan pasar target, tenaga kerja dan tujuan pengelolaan. Pada saat menentukan biaya, pedagang memperhatikan usaha dan waktu yang digunakan dalam proses, ia sadar bahwa keinginan (harapan) tidak sepenuhnya akurat (karena permintaan konsumen yang tidak diharapkan, taktik competitor, dsb). Selain itu, pedagang juga harus memiliki keinginan untuk memodifikasi rencana jika dibutuhkan.

Pedagang harus membuat enam keputusan awal terhadap anggapan :
 Menentukan seseorang/beberapa orang yang bertanggung jawab terhadap keputusan pembuatan anggaran. Pembiayaan yang bersifat top-down menempatkan atasan (manajemen yang lebih tinggi) sebagai penentu keputusan. Keputusan tersebut kemudian dikomunikasikan kebawahan sesuai dengan strukturnya. Pembiayaan yang bersifat bottom-up (bawah ke atas) membutuhkan level eksekutif yang lebih rendah untuk menentukan kebutuhan biaya departemennya. Permintaan tersebut kemudian diajukan dan keseluruhan dari biaya/budget perusahaan dibuat. Pada pembiayaan yang bersifat top-down, pengelola senior secara langsung dan terpusat mengontrol pembiayaan. Pada pembiayaan yang bersifat bottom-up mencakup berbagai perspektif dimana manajer bertanggung jawab terhadap keputusan yang dibuatnya, sedangkan karyawan menjadi lebih bersemangat.
 Menentukan kerangka waktu penganggaran. Beberapa pedagang mengatur pembiayaan secara tahunan, triwulan dan bulanan. Dengan demikian, pengeluaran tahunan dapat direncanakan dan diharapkan bahwa biaya yang diprediksikan dengan yang actual dapat dilihat ulang secara regular. Hasilnya, suatu usaha dapat mengontrol keseluruhan dari biaya, dan mampu merespon terhadap fluktuasi musiman atau lainnya.
 Menentukan frekuensi penentuan budget (anggaran). Meskipun beberapa pedagang mengkaji ulang pembiayaannya secara regular tetapi sebagian besar perusahaan merencanakan pembiayaannya sekali setahun.
 Menentukan kategori dari biaya :
a. Pengeluaran capital meliputi investasi jangka panjang (missal: tanah, bangunan, perlengkapan dan peralatan). Pengeluaran untuk operasi meliputi biaya administrasi dan penjualan jangka pendek.
b. Biaya tetap, relative konstan tiap periodenya seperti biaya keamanan toko dan pajak real-estate. Biaya variable terkait dengan penampilan usaha selama periode pengaturan seperti komisi sales. Ketika standar performa tinggi seringkali biaya tersebut naik.
c. Ongkos langsung ditentukan oleh bagian tertentu, kategori produk dan lainnya seperti pendapatan dari suatu departemen atau bagian dalam perusahaan didasarkan pada penjualan dan kasir. Ongkos atau biaya tidak langsung seperti pengaturan interior toko dan penggunaan kasir yang disharing oleh 2 atau beberapa departemen, kategori produk, dsb.
d. Biaya pengeluaran alami seperti gaji. Fungsi dari biaya ini didasarkan pada tujuan dan aktivitas dimana pengeluaran dibuat seperti gaji kasir.

 Menentukan rincian atau detail tingkat anggaran. Jika pedagang memiliki anggaran yang sangat detil, maka perlu dipastikan apakah setiap biaya sub materi cukup terpenuhi
 Mengatur fleksibilitas dari anggaran. Disatu sisi, anggaran harus cukup lebih teliti guna mengarahkan rencana pengeluaran dan biaya untuk mencapai tujuan. Di sisi lain, anggaran yang terlalu paten (tidak fleksibel) akan menyebabkan pedagang tidak mampu beradaptasi terhadap perubahan kondisi pasar, tidak mampu memanfaatkan kesempatan yang tidak terduga, dan atau meminimalkan biaya yang terkait dengan rendahnya respon pasar, terjadi terhadap strategi pasar yang dilakukan.

Setelah keputusan awal tentang anggaran, kegiatan selanjutnya yang perlu dilakukan :
1. Penentuan tujuan. Tujuan tersebut didasarkan pada kebutuhan konsumen, karyawan dan manajemen.
2. Menentukan standar performa untuk mencapai tujuan yang dibuat. Standar tersebut misalnya tingkat pelayanan terhadap konsumen, kompensasi yang dibutuhkan untuk memotivasi karyawan dan meminimalkan pertukaran personel serta level penjualan dan keuntungan yang diinginkan untuk memuaskan manajemen.
3. Perencanaan terhadap belanja agar usaha dapat menentukan standar performa.
4. Manfaat/mengatur pengeluaran actual. Pedagang membayar uang sewa, gaji karyawan, membeli barang-barang, membuat iklan, dsb.
5. Memonitoring hasil, meliputi dua tipe analisis yaitu (1) pengeluaran actual dibandingkan dengan pengeluaran yang direncanakan untuk tiap-tiap kategori biaya dan (2) perusahaan menentukan apakah tujuan dan standar performa telah dicapai dan mencoba menjelaskan beberapa deviasi.
6. Mengatur anggaran, revisi terhadap anggaran yang asli dilakukan baik banyak atau sedikit bergantung pada bagaimana pedagang melaksanakan secara teliti untuk mencapai tujuannya.


3. Alokasi Sumber Daya
Dalam melaksanakan sumber daya finansialnya, pedagang harus menguji dua factor dasar yaitu besarnya harga yang bervariasi dan produktivitas. Masing-masing signifikan untuk asset dan penganggaran.
 Besarnya harga yang bervariasi
Supaya sukses dalam pemasaran, harga yang ditentukan disesuaikan dengan harga yang belaku/diberlakukan oleh kompetitornya. Selain itu pengalokasian sumberdaya juga mampu memanfaatkan peluang harga. Peluang harga meliputi keuntungan yang mungkin didapati bila pedagang mampu.
 Produktivitas
Produktivitas menunjukkan efisienan terhadap pelaksanaan strategi penjualan produktivitas misalnya dapat dilihat dari kinerja penjualan, waktu yang dibutuhkan oleh kasir untuk melengkapi transaksi dsb. Umumnya, produktivitas dapat ditingkatkan dengan dua cara : (1). Memperbaiki performa karyawan, level penjualan dan faktor-faktor lainnya melalui peningkatan program pelatihan, meningkatkan pemasangan iklan, dsb. (2). Mengurangi biaya seperti mencari supplier yang lebih murah, menjadi lebih fleksibel dalam operasi, dsb.
Aspek Spesifik Dalam Pengelolaan Operasi
Aspek Spesifik Dalam Pengelolaan Operasi meliputi : format toko dan alokasi ruangan, penggunaan personel, pemeliharaan toko, pengelolaan inventari, keamanan toko, asuransi, pengelolaan kredit, komputerisasi, dan pengelolaan krisis.
1. Format toko dan alokasi ruangan
 Terdapat beberapa cara untuk meningkatkan produktivitas toko. Beberapa pedagang mengaturnya secara vertical, yang membutuhkan sedikit ruang daripada penyusunan secara horizontal.
 Perihal format toko, pedagang harus yakin apakah produktivitas dapat ditingkatkan dengan beberapa cara seperti pemilihan tempat disebuah pusat perbelanjaan, menggunakan bahan/material prefabricated (materi yang dapat langsung dipasang/diset), implementasi desain toko, dsb.

2. Penggunaan Personel
Beberapa permasalahan dalam pemanfaatan tenaga kerja yaitu:
(1) biaya tenaga kerja tinggi;
(2) keluar masuk tenaga kerja meningkatkan biaya untuk rekruitmen, pelatihan dan pengeluaran;
(3) kurangnya keahlian dari personel;
(4) peningkatan produktivitas melalui aplikasi teknologi lebih cepat dibandingkan dengan penggunaan tenaga kerja;
(5) keputusan untuk penggunaan tenaga kerja tergantung pada fluktuasi dan permintaan konsumen yang tidak dapat diantisipasi;
(6) adanya serikat kerja yang membuat larangan-larangan bagi pedagang (retailer).

Upaya untuk memaksimalkan produktivitas personel :
a. Berhati-hati dalam memilih tenaga kerja yang potensial, mengurangi pergantian tenaga kerja dan menjaga agar performa menjadi lebih baik.
b. Penentuan beban kerja
c. Standarisasi pekerjaan dan pelatihan
d. Standard performa karyawan
e. Kompensasi
f. Self service (pelayanan sendiri)
g. Masa kerja

3. Pemeliharaan toko
Meliputi semua aktivitas yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas fisik.




4. Pengelolaan Inventori
Menyangkut upaya pedagang untuk mencari dan memelihara berbagai macam barang yang dimilikinya sedangkan pemesanan, pengiriman, penanganan dan biaya terkait lainnya tetap dicek.

5. Keamanan Toko
Untuk mengurangi tingkat kehilangan akibat pencurian, 3 prinsip kunci yang harus diberlakukan dalam perencanaan operasi :
1) pencegahan terhadap kehilangan ketika toko didesign dan dibangun;
2) kombinasi dari pengukuran keamanan harus dilakukan seperti menggunakan para penjaga di dalam toko, penggunaan peralatan elektronik dsb
3) pemilik harus mengkomunikasikan pentingnya pencegahan terhadap kehilangan kepada karyawan, konsumen dan penjaga.

6. Asuransi
Sejumlah pedagang telah memasukkan kedalam program pembiayaan, ditujukan pada upaya untuk mengurangi resiko yang muncul akibat suatu kondisi yang tidak aman dan berbahaya dan untuk mendapatkan premium.

7. Pengelolaan Kredit (Piutang)
Pedagang perlu untuk menyeimbangkan kemampuan dari piutang untuk menghasilkan nilai tambah dari biaya prosesnya pembayaran kredit.

8. Komputerisasi
Beberapa retailer memperbaiki produktivitas operasinya dengan cara komputerisasi misalnya untuk mengkoordinasikan permintaan dan penanganan inventari, memperoleh informasi terkini, untuk berkomunikasi dengan supplier.


9. Pengelolaan Krisis
Situasi krisis harus dihadapi setenang mungkin. Beberapa prinsip umum yang harus diikuti dalam mengembangkan rencana managemen pengelolaan:
1) menentukan rencana cadangan untuk beberapa tipe situasi krisis yang mungkin terjadi
2) mengkomunikasikan informasi yang sangat penting pada semua bagian yang dipengaruhia
3) danya kerjasama antar bagian yang terlibat dan menghindari terjadinya konflik
4) memberikan respon yang secepat mungkin (5) alur komando harus jelas dan pembuat keputusan diberi otoritas untuk bertindak.