IMPLEMENTASI RENCANA PENGADAAN BARANG DAGANGAN (MERCHANDISE)

IMPLEMENTASI RENCANA PENGADAAN BARANG DAGANGAN (MERCHANDISE)

Implementasi dari rencana pengadaan barang-barang dagangan meliputi delapan tahap :

Pengumpulan Informasi
Setelah perencanaan dibuat, beberapa informasi perihal kebutuhan dari pasar target dan keberadaan dari supplier yang perspektif dibutuhkan sebelum melakukan pembelian barang. Dalam pengumpulan data tentang tempat pemasaran, retailer memiliki beberapa sumber. Sumber yang paling berharga yaitu konsumen. Dengan mencari secara regular demografi dari pasar target, gaya hidup dan rencana belanja yang potensial, retailer dapat mempelajari kebutuhan konsumen secara langsung.
Sumber informasi lainnya dapat digunakan pada saat data yang diperoleh dari konsumen secara langsung dirasa belum cukup. Supplier umumnya melakukan suatu peramalan tentang penjualan dan melakukan pengamatan terhadap kondisi pasar. Mereka juga tahu seberapa banyak dukungan promosi dari luar yang akan didapat oleh retailer. Dalam kesepakatan perjanjian dengan retailer, supplier kemungkinan akan menghadirkan daftar dan grafik yang menunjukkan peramalan dan dukungan promosi.
Sales penjualan dan personel pengatur barang juga dapat langsung berinteraksi dengan konsumen dan menyampaikan hasil observasinya kepada manajemen, Want Book System merupakan suatu cara formal untuk mencatat permintaan dari konsumen supaya retailer tidak menstok atau meniadakan stok suatu barang. Selain sumber tersebut, competitor juga dapat memberikan informasi lainnya. Retailer yang bersifat konservatif tidak akan menstok suatu item barang hingga competitor melakukannya dan mereka juga mempekerjakan seseorang (comparison shopper atau pembeli yang tujuaannya adalah untuk melakukan pembandingan) yang bertugas untuk mempelajari harga dan penawaran yang diberlakukan oleh kompetitornya.
Selain itu, informasi tentang pengangguran, inflasi, dan data keamanan barang dapat diperoleh dari sumber pemerintah. Informasi juga dapat diperoleh dari kabar independent tentang polling terhadap konsumen, laporan hasil investigasi dan data komersial yang dapat dibeli. Apapun data yang dibutuhkan, retailer harus merasa nyaman dan yakin bahwa hal tersebut cukup untuk membuat suatu keputusan.

Penyeleksian dan Interaksi dengan Sumber atau Penyedia Barang
Retailer dapat menggunakan satu macam supplier atau mengkombinasikan diantaranya. Terdapat tiga opsi utama supplier :
Sumber milik pribadi perusahaan. Retailer yang besar memiliki pabrik beserta segala fasilitasnya, dimana supplier bertugas untuk menghandel semua atau sebagian dari permintaan barang dari retailer.
Supplier yang digunakan secara regular (berasal dari luar perusahaan). Retailer tahu benar tentang kualitas dari merchandise atau barang dan tingkat kejujuran dari supplier yang digunakan berdasarkan pengalaman sebelumnya.
Supplier baru. Supplier ini bukan milik retailer, dimana sebelumnya retailer tidak pernah membeli barang dari supplier tersebut.
Retailer dan supplier sering berinteraksi satu sama lain. Di suatu waktu mereka terkadang mengalami konflik, sehingga hubungan diantaranya dapat menjadi tidak baik dan tidak menguntungkan.

Evaluasi terhadap Barang Dagangan
Tiga prosedur yang dapat digunakan dalam kegiatan evaluasi yaitu inspeksi, penyamplingan, dan pendeskripsian. Teknik yang digunakan bergantung pada harga itemnya, atributnya, dan regularitas dari pembelian. Inspeksi dilakukan dengan menguji setiap unit barang sebelum barang tersebut dibeli dan dikirimkan. Penyamplingan digunakan pada pembelian yang dilakukan secara reguler khususnya untuk barang-barang yang mudah pecah, rusak, dan mahal, karena inspeksi belum cukup untuk menentukan kualitas dan kondisi barang. Pendeskripsian digunakan untuk barang-barang yang telah terstandarisasi, tidak mudah pecah dan tidak mudah rusak. Barang-barang tersebut dipesan dalam jumlah tertentu berdasarkan deskripsi secara verbal, tertulis, dsb.

Pelaksanaan Negosiasi dalam Pembelian
Pesanan baru ataau khusus diatur dalam kontrak yang dinego, dimana retailer dan supplier secara hati-hati mendiskusikan semua aspek dari pembelian. Sedangkan pesanan yang dilakukan secara regular diatur dalam kontrak yang uniform, karena segala persyaratan telah distndarisasi atau telah siap diatur, dan pesanan ditangani secara rutin.
Dalam menentukan apakah yang akan digunakan adalah kontrak yang dapat dinego ataukah kontrak yang sudah paten, retailer harus memperhatikan beberapa poin berikut yaitu tanggal pengiriman, potongan harga, kuantitas barang yang dibeli, pengaturan harga dan pembayaran, bentuk pengiriman, dan point of transfer of title. Tanggal pengiriman dan kuantitas barang yang dibeli harus jelas. Retailer dapat menunda suatu pesanan jika salah satu ketentuan tidak dilaksanakan. Harga pembelian, pengaturan pembayaran, dan potongan harga juga harus ditentukan.

Pemasukan atau Pencatatan Pembelian
Beberapa retailer yang berukuran medium dan besar menggunakan computer untuk melengkapi dan memproses pesanan, dan tiap pembelian dimasukkan ke dalam bank data computer. Retailer yang lebih kecil seringkali mencatat dan memproses pesanan secara manual, dimana jumlah pembelian ditambahkan pada inventorinya dengan cara yang sama.
Retailer yang memiliki baberapa unit harus menentukan apakah keputusan pembelian ditentukan oleh manajemen pusat atau daerah atau oleh manajer local. Setiap pendekatan memiliki keuntungan dan kekurangan.
Beberapa alternative dalam transfer suatu macam barang antar bagian. Pertanggungjawaban retailer berbeda dalam setiap bagian :
Retailer segera mengambil barangnya pada waktu pembelian.
Retailer mengambil barang ketika pengiriman telah diterima.
Retailer tidak mengambil barangnya hingga siklus pembayaran berakhir, dan ketika supplier dibayar.
Retailer menerima barang, dimana barang tersebut bukan merupakan item yang dimiliki oleh retailer, tapi hanya dititipkan oleh supplier. Supplier kemudian dibayar saat barang tersebut laku terjual.

Penerimaan dan Penyetokan Barang
Retailer siap untuk menerima dan menangani item barang. Hal ini meliputi penerimaan dan penyimpanan, pengecekan dan pembayaran dimuka, penandaan inventori dan harga, penyetingan terhadap pengaturan barang, pemajangan barang, penyelesaian transaksi, mengatur pengantaran atau penjemputan, memproses pengembalian barang, dan pengontrolan terhadap barang-barang tersebut. Item dari barang-barang yang dipesan, dikirimkan oleh supplier ke gudang penyimpanan atau langsung ke toko yang dimiliki oleh retailer.
Ketika barang-barang pesanan telah diterima oleh retailer, barang-barang tersebut dicek kelengkapannya dan kondisi produknya. Uang muka harus ditinjau ulang untuk akurasinya dan pembayaran dibuat.
Pengaturan toko dan pemajangan barang-barang tergantung pada retailer dan macam produk. Supermarket biasanya mempunyai rak tempat pemajangan dan menempatkan kebanyakan inventorinya pada area tempat penjualan. Pusat perbelanjan tradisional memiliki semua macam pengaturan interior dan mereka menempatkan sebagian dari inventorinya diruang belakang yang merupakan ruangan terpisah dengan tempat dimana barang-barang dagangan diatur dan diperlihatkan. Penanganan barang tidak lengkap sampai konsumen membeli dan menerima barang dari retailer. Ini meliputi pengadaan order, transaksi tunai atau kredit, pengemasan, dan pengantaran atau penjemputan.
Suatu prosedur untuk memproses barang-barang yang berbahaya dan yang akan dikembalikan sangat dibutuhkan. Retailer harus menentukan bagian yang bertanggungjawab dalam pengembalian barang dan situasi dimana barang-barang yang berbahaya diterima untuk dikembalikan atau ditukar.
Beberapa retailer melakukan suatu tindakan yang agresif untuk memonitor dan mengurangi kehilangn barang. Pengontrolan terhadap barang meliputi pengecekan terhadap penjualan, tingkat keuntungan, pergerakan barang, inventori, musiman, dan biaya tiap kategori produk yang dimiliki. Kontrol biasanya dicapai melalui data inventori, yang disiapkan dengan menggunakan komputerisasi dan melakukan inventori fisik. Inventori fisik dilakukan untuk merefleksikan adanya barang-barang yang berbahaya, pengembalian dari konsumen, dan faktor lainnya.

Pemesanan Ulang Barang
Empat factor yang penting dalam melakukan pemesanan ulang suatu barang (dimana retailer melakukan pembelian terhadap barang tersebut lebih dari sekali), yaitu waktu pemesanan dan pengiriman, pergerakan inventori, kondisi keuangan, dan biaya inventori versus pemesanan.

Evaluasi Ulang
Rencana dalam pengadaan barang harus dievaluasi ulang secara regular. Keseluruhan dari prosedur, seperti halnya penanganan barang dan jasa secara individu harus terus dimonitor atau diawasi. Kesimpulan yang ditentukan selama proses ini dilakukan, dapat menjadi bagian dari sumber informasi yang dikumpulkan sebagai gambaran untuk usaha kedepannya.



LOGISTIK
Logistik meruapakan total atau keseluruhan dari proses perencanaan, implementasi dan koordinasi pergerakan barang secara fisik, mulai dari pabrik atau industri ke retailer hingga ke konsumen yang berlangsung dalam waktu tertentu, bersifat efektif, dan efisien dalam hal pembiayaan. Logistik meliputi prosesing dan pemenuhan permintaan atau order, transportasi, penggudangan, pelayanan terhadap konsumen, dan manajemen inventori.
Pada bagian ini,didiskusikan tentang konsep logistic yaitu tujuan dari kinerja, rantai suplai, prosesing dan pemenuhan order, transportasi dan penggdangan, serta transaksi konumen dan pelayanan terhadap konsumen.

Tujuan dari Kinerja
Tujuan atau arah dari logistic dari sebagian besar retiler, yaitu :
Menyesuaikan biaya yang dimiliki dengan aktivitas logistic yang spesifik, termsuk pemenuhan semua aktivitas seekonomis mungkin, memberikan perusahaan objektivitas performa lainnya.
Menempatkan dan menerima pesanan dengan mudah, akurat, dan sepuas mungkin
Meminimalkan waktu yang diperlukanan antara pemesanan dan penerimaan barang.
Mengkoordinasikan pengiriman dari beberapa supplier.
Memiliki cukup barang untuk memuaskan atau memenuhi permintaan konsumen.
Menempatkan barang dagangan pada tempat atau lantai penjualan secara efisien.
Memproses permintaan konsumen secara efisien dan memberikan kepuasan bagi konsumen.
Bekerja secara kolaboratif dan berkomunikasi secara regular dengan anggota rantai suplai lainnya.
Menghandel pengembalian barang secara efektif dan meminimasi produk-produk yang berbahaya.
Mengawasi performa logistic.
Memiliki rencana cadangan apabila terjadi kekacauan pada system.



Pengelolaan Rantai Suplai
Rantai suplai merupakan aspek logistic dari rantai pengiriman barang. Rantai suplai ini menunjukkan semua bagian yang berpartisipasi dalam proses logistic penjualan, seperti pabrik atau industri, usaha grosiran, spesialis yang berada pada bagian ketiga (seperti pengirim, tempat pemenuhan order, dsb), dan retailer.
Beberapa retailer dan supplier mencari suatu hubungan logistic yang lebih tertutup. Salah satu tehnik bagi retailer yang besar yaitu perencanaan kerjasama (collaborative palnning) , peramalan (forecasting) dan penambahan (replenishment), atau yang disingkat CPFR. CPFR merupakan pendekatan holistic terhadap pengelolan rantai suplai antar jaringan perdagangan.
Salah satu cara untuk memperlancar komunikasi antara retailer dengan supplier, dikembangkanlah web. Di dalam web, mereka dapat mengatur bagian khusus untuk berinteraksi dengan partnernya. Untuk pertukaran informasi yang sangat penting, password dan teknologi yang berperan dalam menjaga keamanan informasi digunakan.

Prosesing dan Pemenuhan Order
Untuk mengoptimalisasi prosesing dan pemenuhan order, beberapa perusahaan saat ini memberlakukan quick response (QR) inventory planning, dimana retailer mengurangi jumlah inventori yang ia pegang dengan cara memesan lebih sering dan dalam kuantitas yang lebih sedikit. Sistem QR mengharuskan retailer untuk memiliki hubungan yang baik dengan supplier, mengkoordinasikan pengiriman barang, memonitor level inventori untuk menghindari kelebihan ketersediaan barang, dan secara regular berkomunikasi dengan supplier. Quick resposnse (respon yang cepat) berarti bahwa supplier perlu memikirkan kembali ukuran order minimum yang akan mereka terima.
Sejumlah perusahaan yang bergerak dalam sector penjualan makanan menggunakan efficient consumer response (ECR) planning, yang memungkinkan supermarket untuk menggabungkan aspek-aspek dari perencanaan respon inventori yang cepat, pertukaran data via elektronik, dan perencanaan logistic. Tujuaannya adalah untuk mengembangkan system yang dikendalikan oleh konsumen, dimana pabrik, broker dan distributor bekerja bersarma untuk memaksimalkan permintaan konsumen dan meminimalkan biaya rantai suplai. Untuk mencapai tujuan ini, pergerakan produk berlangsung kontinyu, dimana produk tersebut disesuaikan dengan konsumsi konsumen. Dan untuk mendukung pergerakan dari produk, dibutuhkan waktu yang tepat dan akurasi data antara retail dan pabrik.

Transportasi dan Penggudangan
Beberapa keputusan yang dibutuhkan alam hal transporatsi :
Seberapa sering barang dikirimkan kepada retailer ?
Seberapa kecil barang yang akan dihandel ?
Jasa pengiriman apa yang akan digunakan (apakah dari pabrik sendiri, retailer sendiri, atau pihak ketiga) ?
Bentuk transportasi apa yang akan digunakan ?
Perhatian khusus apa yang diberikan pada barang-barang yang mudah rusak dan mahal ?
Seberapa sering pengaturan pengiriman yang khusus dibutuhkan ?
Bagaimana persyaratan pengiriman yang dinegosiasi dengan supplier ?
Pilihan pengiriman yang seperti apa, yang akan tersedia bagi konsumen yang dimiliki oleh retailer ?
Efektivitas transportasi dipengaruhi oleh ketersediaan dari infrastruktur logitstik (seperti akses untuk truk yang dipasangi intastalasi pendingin, bandara, dsb), kemacetan lalu lintas, pemberhentian dan factor lainnya.

Beberapa retailer focus pada kegiatan penggudangan baik di tingkat pusat atau pusat distribusi daerah. Produk dikirimkan dari supplier ke gudang tersebut dan kemudian dialokasikan menuju outlet-outlet. Manfaat diadakannya penggudangan yaitu efisiensi dalam transportasi, prosesing barang yang dimekanisasi, keamanan lebih meningkat, penandaan barang lebih efisien, mudah untuk mengembalikan, dan pergerakan barang yang terkoordinasi. Kekurangannya yiatu control dilakukan secara berlebih, perlu penanganan ekstra terhadap barang-barang yang mudah rusak, biaya yang diperlukan besar, dan adanya potensi penundaan order.
Retailer lainnya, tidak menyimpan barang sebanyak di gudang puat atau daerah. Mereka memiliki sejumlah barang yang dikirim oleh supplier langsung menunju tempat penjualan. Distribusi seperti ini dikenal direct store distribution (DSD).

Transaksi Konsumen dan Pelayanan Konsumen
Retailer harus membuat rencana untuk outbound logistic, seperti melengkapi transaksi melalui penyerahan barang kepada konsumen. Terdapat perbedaan antara retailer yang yang berbasis toko dan yang bukan toko.Kebanyakan toko retail tahu bahwa konsumen ingin membeli atau mendatangi langsung ketika barang tersebut siap untuk dijual (seperti sebuah mobil baru). Semua retail yang memasarkan barangnya secara langsung (direct marketer), yang meliputi retailer dalam web, bertanggungjawab untuk memastikan bahwa produk dikirimkan kepada pembeli atau lokasi terdekat lainnya.

Pengelolaan Inventori
Sebagai bagian dari upaya logistic, retailer menggunakan pengelolaan inventori untk memelihara keberadaan dari barang-barang miliknya, sedangkan pemesanan, pengiriman, penanganan, penyimpanan, pengaturan, dan harga penjualan tetap dicek. Pertama, retailer melakukan order berdasarkan ramalan terhadap penjualan atau perilaku konsumen. Baik jumlah item dan keanekaragamnnya diminta ketika pemesanan dilakukan. Frekuensi dan ukuran terhadap pemesanan bergantung pada kuantitas potongan harga dan biaya inventori. Kedua, supplier memenuhi pesanan dan mengirim barang-barang ke gudang atau langsung ke tempat penjualan. Ketiga, retailer menerima barang, membuat item menjadi tersedia untuk dijual (melalui pengemasan, penentuan harga, dan penempatan produk tersebut di tempat pemajangan), dan melengkapi transaksi pembeli. Beberapa aspek pengelolaan inventori :
a) Ketertiban Penjualan
Karena adanya pengelolaan inventori secara komprehensif dan supaya lebih efektif dalam biaya, beberapa retailer mengharapkan agar supplier lebih tertib. Aktivitas pengelolaan inventori meliputi siapa yang bertanggungjawab terhadap pelabelan, apakah pabrik atu retailer.

b) Level Inventori
Keberadaan inventori yang dimiliki
• Retailer menginginkan dan berharap agar tidak terjadi kehilangan suatu penjualan akibat tidak ada stok.
• Situasi lebih rumit bagi retailer yang membawa barang-barang mode, yang menangani item baru dimana tidak ada catatan khusus, dan yang menjalankan format bisnis baru dimana estimasi terhada permintaan seringkali tidak akurat.
• Permintaan konsumen tidak pernah dapat diprediksi secara lengkap.
• Alokasi jarak rak harus dihubungkan dengan hasil terkini, yang berarti bahwa alokasi harus ditinjau ulang secara reguler dan ditentukan.


c) Keamanan Barang
Retail kehilangan penjualan karena menyusutnya inventori yang disebabkan oleh adanya pencurian (baik oleh karyawan atau konsumen), penipuan oleh penjaga keamanan, dan eror pada administrasi. Untuk mengurangi pencurian barang, terdapat tiga cara yang diperhatikan, yaitu (1) pencegahan terhadap kehilangan melalui melalui pengaturan bangunan saat didesain dan dibangun; (2) melakukan kombinasi dari pengukuran keamanan, seperti mengecek latar belakang karyawan, menempatkan penjaga di dalam toko, menggunakan peralatan keamanan elektronik, dan pelabelan barang.; (3) retailer harus mengkomunikasikan kepada karyawan, konsumen, dan penjaga tentang pentingnya upaya untuk mencegah kehilangan barang dan tindakan yang akan mereka lakukan untuk mengurangi kehilangan.

d) Reverse Logistik (Logistic Pengembalian)
Logistik reverse meliputi seluruh pergerakan barang dari retailer kembali pada supplier. Ini meliputi item yang dikembalikan karena sifatnya yang membahayakan, rusak dan tingkat penjualan yang rendah. Untuk menghindari konflik, logistic pengembalian harus dispesifikasi.

e) Analisis Inventori
Performa dan status inventori harus dianalisis secara regular untuk mengukur tingkat kesuksesan manajemen inventori. Perkembangan terkini dalam software computer telah membuat beberapa analisis dilakukan lebih akurat dan tepat waktu. Berdasarkan survey dari retailer, terdapat beberapa hal yang merupakan elemen dari performa inventori yang dianggap terpenting, yaitu perputaran inventory, persentase keuntungan kotor, rata-rata dalam posisi stok, gross margin return, gross margin dollar.

PENGINTEGRASIAN PENGINTEGRASIAN DAN PENGONTROLAN STRATEGI PENJUALAN

PENGINTEGRASIAN DAN PENGONTROLAN STRATEGI PENJUALAN

Tujuan utama dari strategi penjualan terbentuk untuk menggambarkan hubungan antar elemen strategi penjualan dan menunjukkan perlunya suatu tindakan yang dilakukan secara terintegrasi. Ada empat factor dasar dalam merencanakan dan melakukan strategi penjualan yang terintegrasi, yaitu prosedur perencanaan dan analisis peluang, penentuan produktivitas, pengukuran performa atau kinerja, dan analisis scenario.
I. Prosedur Perencanaan dan Analisis Peluang
Prosedur perencanaan dilakukan melalui pelaksanaan tiga aktivitas yang terkoordinasi, yaitu :
1. Eksekutif senior menentukan keseluruhan petunjuk dan tujuan. Ini akan menjadi pedoman tertulis bagi manajer tingkat menengah dan bawah, yang memperoleh masukan dari berbagai sumber internal dan eksternal. Manajer tersebut didorong untuk melahirkan suatu ide pada tahapan awal.
2. Mengkombinasikan antara perencanaan yang ditentukan secara top-down (dari atas ke bawah) dan yang ditentukan secara bottom-up (dari bawah ke atas).
3. Pembuatan rencana spesifik, yang meliputi tempat pemeriksaan dan tanggal.
Suatu alat yang berguna bagi pedagang dalam mengevaluasi peluang yaitu sales opportunity grid. Alat atau cara ini mampu menduga dan mengisarkan permintaan terhadap barang-barang yang dibuat dan baru, pelayanan, prosedur, dan atau outles-outlet toko melalui berbagai macam criteria. Penggunaan alat tersebut juga memungkinkan bagi perusahaan untuk melaksanakan strateginya secara terintegrasi. Untuk mempermudah dalam mengaplikasikan alat itu, maka digunakan komputerisasi.

II. Penentuan Produktivitas dalam Konsistensi terhadap Strategi
Produktivitas menunjukkan tingkat efisiensi dimana strategi penjualan dilakukan.. Beberapa penjual tertarik untuk mencapai penjualan dan keuntungan melalui pengontrolan terhadap biaya supaya tidak berlebihan. Di satu sisi, penjual tampak menghindari adanya biaya-biaya yang tidak dibutuhkan. Disisi lain, mereka tidak ingin kehilangan konsumen karena kekurangefisienan personel penjualan dalam menangani pembeli atau pengunjung selama periode puncak berlangsung.

III. Pengukuran Performa (Penampilan Kerja)
Pengukuran terhadap kinerja (criteria yang digunakan untuk menentukan efektivitas dan standart tujuan yang ingin dicapai) sebaiknya dikembangkan dan diintegrasikan oleh penjual dalam strateginya. Sejumlah pengukuran yang sering dilakukan oleh penjual yaitu total penjualan, rata-rata penjualan tiap toko, penjualan barang atau jasa, pendapatan dari operasi, keluar masuknya inventori, keluar masuknya tenaga kerja, rasio keuangan, tingkat keuntungan, dsb.
Untuk mendapatkan strategi yang efektif, perusahaan harus menggunakan penandaan (benchmarking), dimana penjual mengatur standart dan mengukur kinerjanya berdasarkan pada pencapaian dari sector penjualannya, competitor spesifik, kinerja perusahaan yang tinggi, dan atau tindakan prioritas yang dilakukan dalam usahanya.
Penjual barang atau jasa yang bervariasi baik dalam hal ukuran ataupun jenisnya dapat memperoleh data komparatif dari beberbagai sumber, seperti Small Bussiness Administration, Progressive Grocer, Stores, dsb. Penjual tersebut kemudian dapat membandingkan kinerjanya dengan yang lain.
Pengukuran terhadap kinerja dapat dilakukan dengan menggunakan alat yang disebut SERVQUAL, yang memungkinkan penjual untuk mengakses kualitasnya dengan cara bertanya langsung pada konsumen tentang sekumpulan pertanyaan yang meliputi lima area performa. Area tersebut, antara lain :
Kepercayaan (Reliability) : menyangkut penyediaan layanan seperti yang diminta dan diharapkan, ketergantungan terhadap penanganan masalah pelayanan, penampilan layanan pada pertama kali, penyediaan layanan pada waktu yang tepat, dan pemeliharaan kondisi yang bebas dari masalah.
Bersifat responsive (Responsiveness) : menyangkut upaya untuk menginformasikan kepada konsumen kapan pelayanan akan dilakukan, keinginan untuk membantu konsumen, dan kesiapan untuk bertindak sesuai dengan permintaan konsumen.
Jaminan (Assurance) : meliputi kondisi dimana karyawan berusaha untuk membuat konsumennya merasa konfiden (percaya diri) dan aman dalam bertransaksi. Selain itu, karyawan memiliki kemampuan dan pengetahuan sehingga secara konsisten mampu menjawab pertanyaan dari konsumen.
Empati (Empathy) : ditujukkan dengan cara memberikan perhatian secara pribadi kepada konsumen, memiliki waktu bisnis yang nyaman, memiliki karyawan yang mampu memahami keinginan konsumen, dsb.
Kejelasan (Tangibles) : menyangkut adanya peralatan modern, fasilitas yang menarik, dan karyawan yang professional. Fasilitas yang menarik terkait dengan pelayanan yang diberikan.
Penjual juga dapat menandai performa atau kinerja internalnya dengan melalukan analisis terhadap gap (jurang pemisah) dan rencananya dimasa yang akan datang. Untuk meyakinkan bahwa gap telah diminimalisasi dalam hubungan penjualan, perusahaan seharusnya memahami hal-hal berikut :
Pengetahuan tentang konsumen (Costumer Insight), menganalisis informasi tentang konsumen yang diketahui, seperti penjualan, harga dan keuntungan.
Riwayat konsumen (Customer Profiling), secara regular mengumpulkan dan menggabungkan data transaksi dengan gaya hidup untuk mendapatkan gambaran penuh tentang pembeli secara individu.
Model siklus hidup konsumen (Customer life-cycle model), mempelajari interaksi perusahaan dan pembeli pada berbagai tahapan.
Model bisnis secara luas (Extended bussiness model), meliputi pengambilan kesimpulan tentang bagaimanan konsumen difokuskan, menentukan cara yang baik untuk berinteraksi dengan konsumen, dan menentukan strategi terbaik untuk membantu mengembangkan hubungan atau kerjasama.
Desain dan perencanaan program kerjasama (Relationship program planning and design), meliputi identifikasi terhadap semua point kontak antara perusahaan dengan konsumennya (seperti: penjemputan, pengiriman, telepon, fax, computer, dsb).
Implementasi (Implementation) terkait dengan upaya mengintegrasikan pemasaran, pelayanan terhadap konsumen, dan usaha penjualan.

IV. Analisis Skenario
Pada analisis scenario, penjual memproyeksi masa depan dengan mempelajari factor-faktor yang mempengaruhi penampilan atau kinerja jangka panjang dan kemudian membuat rencana cadangan berdasarkan pada scenario alternative (seperti, kompetisi tingkat tinggi, moderat dan rendah).
Berikut ini adalah beberapa elemen dari rencana yang dideskripsikan oleh seorang eksekutif utama Kohl: (1) Misi yang terorganisasi dan penempatan, arahnya adalah untuk mendapatkan sesuatu yang besar dari konsumen, dimana harapannya adalah bahwa mereka akan mendapatkan pengalaman berbelanja yang luar biasa dan menemukan brand dan gaya yang sangat baik. Intinya semuanya menunjuk pada kenyamanan lingkungan perbelanjaan; (2) Tujuan; (3) Strategi pasar; (4) Merchandising; dan (5) Pemasaran.

Kontrol : PenggunaanAudit Penjualan
Setelah strategi penjualan dibuat dan dilakukan, selanjutnya dilakukan penilaian dan pengaturan secara kontinyu. Alat evaluasi yang penting yaitu audit penjualan (Retail Audit), yang secara sistematis menguji dan mengevaluasi usaha total penjualan atau aspek spesifiknya. Tujuan dari dilakukannya audit yaitu untuk mempeljari apa yang baru saja diperbuat oleh penjual, menilai penampilan atau performa, dan membuat rekomendasi untuk kedepannya. Seorang audit menginvestigasi tujuan dari penjual, strategi, implemenatsi dan organisasinya.
Pengauditan yang baik meliputi beberapa elemen, yaitu (1) audit dilakukan secara regular; (2) analisis dilakukan secara mendalam; (3) data dianalisis secara sistematis; dan (4) perspektif yang tidak bersifat bias dipertahankan. Terdapat suatu keinginan untuk tidak menutupi kelemahan, justru dengan dikoreksi akan menjadi kekuatan yang harus diekploitasi. Setelat audit dilakukan dengan lengkap, pembuat keputusan bertanggung jawab terhadap rekomendasi yang dibuat dalam laporan audit.
Pelaksanaan Audit
Terdapat enam tahap dalam melaksanakan audit penjualan, yaitu (1) menentukan siapa yang akan mengaudit; (2) memutuskan kapan dan bagaimana audit tersebut dilakukan; (3) menentukan area yang diaudit; (4) mengembangkan form audit; (5) melaksanakan audit; dan (6) melaporkan hasil audit ke manajemen.
(1) Menentukan siapa yang akan mengaudit
Satu atau kombinasi dari tiga bagian dapat dilibatkan dalam kegiatan audit, yaitu spesialis audit perusahaan, manajer department dari perusahaan, dan auditor dari luar.
Spesialis audit perusahaan meruapakan karyawan internal yang bertanggungjawab untuk melaksanakan audit penjualan. Kegunaan dari adanya orang tersebut meliputi keahlian dalam mengaudit, ketelitian, tingkat pengetahuan tentang perusahaan, dan pelaksanaan yang dilakukan terus menerus. Kekurangannya meliputi biaya (khususnya bagi penjual yang tidak membutuhkan auditor sepanjang waktu) dan kebebasan auditor yang terbatas
Manajer departemen dalam suatu perusahan meruapakan karyawan internal yang bertugas mengelola operasi atau pelaksanaan usaha. Manajer tersebut dapat diminta untuk berpartisipasi dalam mengaudit penjualan. Keuntungannya yaitu tidak dilakukan penambahan biaya personel dan manajer tersebut dapat mengetahui kondisi perusahaan dan operasinya. Kekurangannya yaitu waktu yang digunakan oleh manajer jauh dari tugas pokoknya, adanya objektivitas yang rendah, tekanan waktu, dan kompleksitas dari audit terhadap perusahaan.
Seorang auditor dari luar bukan merupakan karyawan dari retailer, tetapi ia dibayar untuk menjadi konsultan. Keuntunggannya yaitu auditor memiliki pengamalam yang luas, bersifat objektif dan teliti. Kekurangannya yaitu biaya yang dibutuhkan per hari per jam adalah tinggi, kurangnya waktu bagi auditor untuk familiar dengan perusahaan, penggunaan jasa specialist audit tersebut tidak dapat dilakukan secara kontinyu, dsb.

(2) Menentukan kapan dan bagaimana audit dilakukan
Waktu yang tepat untuk melakukan audit yaitu pada akhir tahun, pada akhir laporan tahunan, atau ketika dilakukan suatu inventori fisik yang komplit. Seorang audit harus dipekerjakan sekurangnya-kurangnya setiap tahun, meskipun beberapa penjual menginginkan dilakukan analis lebih sering lagi. Ini penting bahwa periode yang sama seperti Januari-Desember dipelajari untuk membuat perbandingan, proyeksi, dan keputusan.
(3) Menentukan area yang akan diaudit
Audit penjualan secara khas lebih dari sekedar menganalisis keuangan, tapi juga meliputi peninjauan ulang berbagai aspek dari operasi dan strategi perusahaan untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Terdapat dua macam tipe dasar audit:
• Audit penjualan secara horizontal : menganalisis keseluruhan dari performa atau kinerja perusahaan, mulai dari misi yang terorganisir untuk memperoleh kepuasan konsumen hingga penentuan strategi dasar penjualan dan implementasinya dalam suatu cara yang konsisten dan terintegrasi. Ini juga dikenal sebagai audit strategi penjualan.
• Audit penjualan secara vertical : menganalisis secara lebih detil (dalam) performa dari suatu perusahaan pada satu area strategi atau operasi, seperti fungsi kredit, pelayanaan terhadap konsumen, atau pengaturan enterior. Audit vertical difokuskan dan dispesialisasikan.
(4) Mengembangkan form audit
Penjual harus menggunakan bentuk audit yang detil agar sistematis. Bentuk atau form audit mendaftarkan area yang dipelajari dan menjadi pedoman bagi koleksi data. Biasanya form audit memuat kuisioner yang dilengkapi oleh auditor. Tanpa form audit, analisis cenderung subyektif dan direka-reka, munculnya bias dan. terkadang pertanyaan kunci tidak atau kurang diinformasikan.
(5) Melaksanakan audit
Sangat penting dan berguna apabila uditor menginvestigasi area seperti penjualan oleh personel dan bertindak layaknya konsumen untuk memperoleh respon dari karyawan. Dengan melakukan audit yang terlihat atau nampak, maka karyawan akan tahu bahwa sedang dilakukan audit. Ini akan membantu apabila karyawan mengajukan pertanyaan operasional yang spesisfik dan membantu mengumpulkan data. Sedangkan jika audit dilakukan diam-diam, maka karyawan tidak sadar kalau telah dilakukan audit.
Laporan audit dapat disampaikan secara formal atau informal, dalam waktu singkat atau lama, secara lisan atau dalam bentuk tulisan, dan berupa pernyataan terhadap suatu penemuan atau pernyataan yang ditindaklanjuti dengan rekomendasi. Akan lebih baik lagi apabila hasil audit dipresentasikan ke dalam format yang sesuai dengan keinginan manajemen.
(6) Melaporkan hasil penemuan audit dan rekomendasi terhadap manajemen
Tahapan akhir dari tahapan audit yaitu menyajikan hasil penemuan dan rekomendasi kepada manajemen. Ini merupakan aturan dari manajemen bukan dari auditor untuk menentukan kebijakan apa yang perlu dibuat. Pembuat kebijakan atau keputusan harus membaca laporan secara keseluruhan, menanggapi setiap poinnya, dan membuat perubahan strategi yang diinginkan.
(7) Respon terhadap suatu audit
Setelah manajemen mempelajari hasil audit, kemudian aksi serupa dilalukan. Daerah atau area yang menjadi kekuatan dilanjutkan dan daerah atau area yang menjadi kelemahan ditinjau ulang. Aksi terebut harus konsisten dengan strategi penjualan dan dicatat dalam system informasi penjualan perusahaan untuk referensi berikutnya.

Hambatan yang mungkin terjadi dalam melaksanakan udit
Beberapa hambatan mungkin terjadi selama pelaksanaan audit. Retailer harus memperhatikan beberapa item berikut :
 Audit membutuhkan biaya
 Audit mungkin menghabiskan banyak waktu
 Pengukuran kinerja mungkin tidak akurat
 Karyawan kemungkinan merasa terancam dan tidak kooperatif seperti yang diharapkan
 Data yang tidak terkoreksi mungkin dikumpulkan
 Manajemen mungkin tidak resposif dengan penemuan

Ilustrasi dari form audit penjualan
Form audit manajemen dan daftar efektivitas penjualan dibuat untuk menunjukkan seberapa kecil atau besar penjualan dapat diefisienkan. Seorang auditor eksternal dan internal dapat melengkapi form tersebut secara periodic dan kemudian mendiskusikan penemuannya dengan manajemen.

Form audit manajemen untuk penjual skala kecil
Berkat bantuan dari U.S. Small Bussinss Administration, sebuah daftar pemasaran dari penjual skala kecil (a Marketing checklist for small retailer) dikembangkan. Walaupun ditulis untuk penjual skala kecil, daftar tersebut merupakan audit horizontal komperehensif yang dapat diaplikasikan pada semua retailer.

Daftar efektivitas dari penjualan
Daftar ini dpat digunakan oleh perusahan besar ataupun kecil. Daftar ini lebih strategis dibandingkan dengan audit manajemen untuk penjual skala kecil, yang lebih bersifat taktikal.

Management

PENGELOLAAN OPERASI

Dinamika Keuangan dan Manajemen Operasi
Penting bagi penjual/pedagang untuk memahami pengaturan keuangan dalam manajemen operasi, karena efisiensi dan efektifitasnya sangat terkait dengan bagaimana asset dan biaya ditentukan. Terdapat 3 konsep yang didiskusikan pada bagian ini yaitu pengelolaan asset, pembiayaan dan alokasi sumber daya
1. Pengelolaan Aset
Setiap penjual/pedagang memiliki bermacam-macam asset untuk mengatur dan memiliki passiva untuk mengontrol. Asset merupakan beberapa item yang dimiliki oleh pemilik usaha yang mempunyai nilai moneter. Modal berjalan (current asset) terdiri dari uang tunai (yang disimpan di bank) dan item yang siap dikonversi ke dalam bentuk tunai dalam waktu yang cepat. Contohnya yaitu inventori (baik yang sudah ada maupun yang masih dalam perjalanan) dan uang yang dapat diterima (sejumlah uang yang dibayar oleh konsumen kepada penjual atau pedagang). Modal pasti atau tetap (fixed modal) terdiri dari nilai kepemilikan property, bangunan, perlengkapan toko, dan peralatan yang digunakan selama operasi dalam jangka waktu yang panjang.
Passiva merupakan beberapa obligasi keuangan yang dibuat oleh penjual/pedagang dalam melaksanakan bisnisnya. Passiva bergerak meliputi biaya, pajak, dan keuangan yang dapat dibayar , serta pinjaman jangka pendek, dimana obligasi tersebut harus dibayar pada tahun berikutnya. Passiva pasti atau tetap (fixed viabilities) meliputi pinjaman jangka panjang dan hipotek, obligasi tersebut umumnya dibayar selama beberapa tahun,
Nilai bersih dihitung dengan mengurangi asset dengan passiva. Nilai bersih menunjukkan nilai dari bisnis penjualan setelah dipotong dengan nilai obligasi .
Lembar neraca merincikan asset-aset yang dimiliki, passiva dan laba dalam waktu tertentu. Ini didasarkan pada prinsip bahwa asset = passiva + laba
Terdapat 2 cara untuk mengukur hasil dari usaha yaitu return on asset (ROA) dan return on networth (RONW) :
a. ROA : rasio yang didasarkan pada penjualan bersih, keuntungan bersih dan total asset
ROA = keuntungan bersih
Total modal

b. RONW : rasio yang didasarkan pada keuntungan bersih, total modal dan nilai bersih
RONW = keuntungan bersih
Nilai bersih

2. Pembiayaan
Menunjukkan pengeluaran yang direncanakan oleh penjual/pedagang selama beberapa periode waktu, berdasarkan performa yang diharapkannya. Dalam hal ini, biaya dapat dihubungkan dengan kepuasan pasar target, tenaga kerja dan tujuan pengelolaan. Pada saat menentukan biaya, pedagang memperhatikan usaha dan waktu yang digunakan dalam proses, ia sadar bahwa keinginan (harapan) tidak sepenuhnya akurat (karena permintaan konsumen yang tidak diharapkan, taktik competitor, dsb). Selain itu, pedagang juga harus memiliki keinginan untuk memodifikasi rencana jika dibutuhkan.

Pedagang harus membuat enam keputusan awal terhadap anggapan :
 Menentukan seseorang/beberapa orang yang bertanggung jawab terhadap keputusan pembuatan anggaran. Pembiayaan yang bersifat top-down menempatkan atasan (manajemen yang lebih tinggi) sebagai penentu keputusan. Keputusan tersebut kemudian dikomunikasikan kebawahan sesuai dengan strukturnya. Pembiayaan yang bersifat bottom-up (bawah ke atas) membutuhkan level eksekutif yang lebih rendah untuk menentukan kebutuhan biaya departemennya. Permintaan tersebut kemudian diajukan dan keseluruhan dari biaya/budget perusahaan dibuat. Pada pembiayaan yang bersifat top-down, pengelola senior secara langsung dan terpusat mengontrol pembiayaan. Pada pembiayaan yang bersifat bottom-up mencakup berbagai perspektif dimana manajer bertanggung jawab terhadap keputusan yang dibuatnya, sedangkan karyawan menjadi lebih bersemangat.
 Menentukan kerangka waktu penganggaran. Beberapa pedagang mengatur pembiayaan secara tahunan, triwulan dan bulanan. Dengan demikian, pengeluaran tahunan dapat direncanakan dan diharapkan bahwa biaya yang diprediksikan dengan yang actual dapat dilihat ulang secara regular. Hasilnya, suatu usaha dapat mengontrol keseluruhan dari biaya, dan mampu merespon terhadap fluktuasi musiman atau lainnya.
 Menentukan frekuensi penentuan budget (anggaran). Meskipun beberapa pedagang mengkaji ulang pembiayaannya secara regular tetapi sebagian besar perusahaan merencanakan pembiayaannya sekali setahun.
 Menentukan kategori dari biaya :
a. Pengeluaran capital meliputi investasi jangka panjang (missal: tanah, bangunan, perlengkapan dan peralatan). Pengeluaran untuk operasi meliputi biaya administrasi dan penjualan jangka pendek.
b. Biaya tetap, relative konstan tiap periodenya seperti biaya keamanan toko dan pajak real-estate. Biaya variable terkait dengan penampilan usaha selama periode pengaturan seperti komisi sales. Ketika standar performa tinggi seringkali biaya tersebut naik.
c. Ongkos langsung ditentukan oleh bagian tertentu, kategori produk dan lainnya seperti pendapatan dari suatu departemen atau bagian dalam perusahaan didasarkan pada penjualan dan kasir. Ongkos atau biaya tidak langsung seperti pengaturan interior toko dan penggunaan kasir yang disharing oleh 2 atau beberapa departemen, kategori produk, dsb.
d. Biaya pengeluaran alami seperti gaji. Fungsi dari biaya ini didasarkan pada tujuan dan aktivitas dimana pengeluaran dibuat seperti gaji kasir.

 Menentukan rincian atau detail tingkat anggaran. Jika pedagang memiliki anggaran yang sangat detil, maka perlu dipastikan apakah setiap biaya sub materi cukup terpenuhi
 Mengatur fleksibilitas dari anggaran. Disatu sisi, anggaran harus cukup lebih teliti guna mengarahkan rencana pengeluaran dan biaya untuk mencapai tujuan. Di sisi lain, anggaran yang terlalu paten (tidak fleksibel) akan menyebabkan pedagang tidak mampu beradaptasi terhadap perubahan kondisi pasar, tidak mampu memanfaatkan kesempatan yang tidak terduga, dan atau meminimalkan biaya yang terkait dengan rendahnya respon pasar, terjadi terhadap strategi pasar yang dilakukan.

Setelah keputusan awal tentang anggaran, kegiatan selanjutnya yang perlu dilakukan :
1. Penentuan tujuan. Tujuan tersebut didasarkan pada kebutuhan konsumen, karyawan dan manajemen.
2. Menentukan standar performa untuk mencapai tujuan yang dibuat. Standar tersebut misalnya tingkat pelayanan terhadap konsumen, kompensasi yang dibutuhkan untuk memotivasi karyawan dan meminimalkan pertukaran personel serta level penjualan dan keuntungan yang diinginkan untuk memuaskan manajemen.
3. Perencanaan terhadap belanja agar usaha dapat menentukan standar performa.
4. Manfaat/mengatur pengeluaran actual. Pedagang membayar uang sewa, gaji karyawan, membeli barang-barang, membuat iklan, dsb.
5. Memonitoring hasil, meliputi dua tipe analisis yaitu (1) pengeluaran actual dibandingkan dengan pengeluaran yang direncanakan untuk tiap-tiap kategori biaya dan (2) perusahaan menentukan apakah tujuan dan standar performa telah dicapai dan mencoba menjelaskan beberapa deviasi.
6. Mengatur anggaran, revisi terhadap anggaran yang asli dilakukan baik banyak atau sedikit bergantung pada bagaimana pedagang melaksanakan secara teliti untuk mencapai tujuannya.


3. Alokasi Sumber Daya
Dalam melaksanakan sumber daya finansialnya, pedagang harus menguji dua factor dasar yaitu besarnya harga yang bervariasi dan produktivitas. Masing-masing signifikan untuk asset dan penganggaran.
 Besarnya harga yang bervariasi
Supaya sukses dalam pemasaran, harga yang ditentukan disesuaikan dengan harga yang belaku/diberlakukan oleh kompetitornya. Selain itu pengalokasian sumberdaya juga mampu memanfaatkan peluang harga. Peluang harga meliputi keuntungan yang mungkin didapati bila pedagang mampu.
 Produktivitas
Produktivitas menunjukkan efisienan terhadap pelaksanaan strategi penjualan produktivitas misalnya dapat dilihat dari kinerja penjualan, waktu yang dibutuhkan oleh kasir untuk melengkapi transaksi dsb. Umumnya, produktivitas dapat ditingkatkan dengan dua cara : (1). Memperbaiki performa karyawan, level penjualan dan faktor-faktor lainnya melalui peningkatan program pelatihan, meningkatkan pemasangan iklan, dsb. (2). Mengurangi biaya seperti mencari supplier yang lebih murah, menjadi lebih fleksibel dalam operasi, dsb.
Aspek Spesifik Dalam Pengelolaan Operasi
Aspek Spesifik Dalam Pengelolaan Operasi meliputi : format toko dan alokasi ruangan, penggunaan personel, pemeliharaan toko, pengelolaan inventari, keamanan toko, asuransi, pengelolaan kredit, komputerisasi, dan pengelolaan krisis.
1. Format toko dan alokasi ruangan
 Terdapat beberapa cara untuk meningkatkan produktivitas toko. Beberapa pedagang mengaturnya secara vertical, yang membutuhkan sedikit ruang daripada penyusunan secara horizontal.
 Perihal format toko, pedagang harus yakin apakah produktivitas dapat ditingkatkan dengan beberapa cara seperti pemilihan tempat disebuah pusat perbelanjaan, menggunakan bahan/material prefabricated (materi yang dapat langsung dipasang/diset), implementasi desain toko, dsb.

2. Penggunaan Personel
Beberapa permasalahan dalam pemanfaatan tenaga kerja yaitu:
(1) biaya tenaga kerja tinggi;
(2) keluar masuk tenaga kerja meningkatkan biaya untuk rekruitmen, pelatihan dan pengeluaran;
(3) kurangnya keahlian dari personel;
(4) peningkatan produktivitas melalui aplikasi teknologi lebih cepat dibandingkan dengan penggunaan tenaga kerja;
(5) keputusan untuk penggunaan tenaga kerja tergantung pada fluktuasi dan permintaan konsumen yang tidak dapat diantisipasi;
(6) adanya serikat kerja yang membuat larangan-larangan bagi pedagang (retailer).

Upaya untuk memaksimalkan produktivitas personel :
a. Berhati-hati dalam memilih tenaga kerja yang potensial, mengurangi pergantian tenaga kerja dan menjaga agar performa menjadi lebih baik.
b. Penentuan beban kerja
c. Standarisasi pekerjaan dan pelatihan
d. Standard performa karyawan
e. Kompensasi
f. Self service (pelayanan sendiri)
g. Masa kerja

3. Pemeliharaan toko
Meliputi semua aktivitas yang terlibat dalam pengelolaan fasilitas fisik.




4. Pengelolaan Inventori
Menyangkut upaya pedagang untuk mencari dan memelihara berbagai macam barang yang dimilikinya sedangkan pemesanan, pengiriman, penanganan dan biaya terkait lainnya tetap dicek.

5. Keamanan Toko
Untuk mengurangi tingkat kehilangan akibat pencurian, 3 prinsip kunci yang harus diberlakukan dalam perencanaan operasi :
1) pencegahan terhadap kehilangan ketika toko didesign dan dibangun;
2) kombinasi dari pengukuran keamanan harus dilakukan seperti menggunakan para penjaga di dalam toko, penggunaan peralatan elektronik dsb
3) pemilik harus mengkomunikasikan pentingnya pencegahan terhadap kehilangan kepada karyawan, konsumen dan penjaga.

6. Asuransi
Sejumlah pedagang telah memasukkan kedalam program pembiayaan, ditujukan pada upaya untuk mengurangi resiko yang muncul akibat suatu kondisi yang tidak aman dan berbahaya dan untuk mendapatkan premium.

7. Pengelolaan Kredit (Piutang)
Pedagang perlu untuk menyeimbangkan kemampuan dari piutang untuk menghasilkan nilai tambah dari biaya prosesnya pembayaran kredit.

8. Komputerisasi
Beberapa retailer memperbaiki produktivitas operasinya dengan cara komputerisasi misalnya untuk mengkoordinasikan permintaan dan penanganan inventari, memperoleh informasi terkini, untuk berkomunikasi dengan supplier.


9. Pengelolaan Krisis
Situasi krisis harus dihadapi setenang mungkin. Beberapa prinsip umum yang harus diikuti dalam mengembangkan rencana managemen pengelolaan:
1) menentukan rencana cadangan untuk beberapa tipe situasi krisis yang mungkin terjadi
2) mengkomunikasikan informasi yang sangat penting pada semua bagian yang dipengaruhia
3) danya kerjasama antar bagian yang terlibat dan menghindari terjadinya konflik
4) memberikan respon yang secepat mungkin (5) alur komando harus jelas dan pembuat keputusan diberi otoritas untuk bertindak.

Management

PERENCANAAN OLEH PENJUAL JASA


Beberapa aspek dalam suatu pelayanan atau jasa yang berpengaruh terhadap strategi penjualan, yaitu
(1) Sifat dasar dari jasa tersebut yang tidak dapat diraba (atau bersifat abstrak). Sifat tersebut akan membuat suatu perusahan lebih sulit untuk menentukan strateginya dengan jelas.
(2) Penyedia jasa dan pelayanannya yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain. Hal ini menyangkut penempatan atau lokalisasi dari pemasaran usaha, serta upaya untuk membatasi konsumen dari alternative pilihan yang lain. Dalam aspek ini, keberadaan pemilik dan pelaksana sangat dibutuhkan, demikian juga hubungan baik dengan konsumen akan menjadi sangat penting.
(3) Ketidakawetan dari suatu jasa atau servis akan menimbulkan permasalahan kaitannya dengan penyimpanan dan meningkatkan resiko usaha yang umumnya pada beberapa kasus tidak dapat diatasi.
(4) Sifat manusia yang berbeda-beda menyebabkan pelayanan atau jasa yang ditawarkan juga bervarisi. Keanekaragaman dalam pelayanan jasa menunjukkan bahwa kualitas pelayanannya juga berbeda, misalnya kualitas pelayanan yang ditemui di toko, pusat perbelanjaan, atau penyedia jasa lainnya.
Secara jelasnya, implikasi terhadap strategi yang dipilih dapat dilihat berikut ini :
1. Ketidakjelasan (Intangibility)
Tidak adanya proteksi atau perlindungan yang paten terhadap pelayanan atau jasa;
Sulit untuk menentukan dan mengkomunikasikan suatu jasa serta keuntungannya;
Harga jasa sulit untuk ditetapkan;
Opini konsumen terhadap kualitas jasa yang ditawarkan terkadang bersifat subyektif. Ada dua macam pertimbangan kualitas yaitu kualitas dari proses (yang dikemukakan oleh konsumen selama pelayanan diberikan) dan kualitas dari output (yang dikemukakan oleh konsumen setelah pelayanan atau jasa diberikan);
Kebanyakan servis atau jasa membutuhkan penampilan yang baik atau pengalaman.
2. Sesuatu yang tidak dapat dipisahkan (Inseparability)
Konsumen mungkin terlibat dalam produksi jasa;
Produksi dari sejumlah servis atau jasa sulit untuk disentralisasi atau dipusatkan;
Apabila seorang pegawai yang populer meninggalkan tempat ia bekerja, maka konsumen mungkin akan berpindah pada tempat baru dimana pegawai tersebut bekerja.
3. Jasa atau servis yang bersifat tidak tahan lama (Perishability)
Jasa atau servis tidak dapat diinventarisasi;
Pengaruh dari musim akan lebih terasa;
Perencanaan jadwal pegawai menjadi lebih komplit.
4. Keanekaragan (Variability)
Standarisasi dan control kualitas sulit untuk dicapai;
Peluang dilakukannya pengiriman servis atau jasa, misalnya dilakukan dirumah konsumen, di jalan, dsb);
Konsumen dapat merasakan variasi dari pelayanan yang diberikan antara musim yang satu dengan berikutnya, meskipun beberapa variasi tersebut tidak terjadi secara actual.
Walaupun penjualan jasa berbeda dengan penjualan yang berorientasi pada barang, namun perencanaan strategi dari keduanya secara keseluruhan adalah sama, yaitu (1) analisis situasi atau keadaan, meliputi penentuan kategori dari pelayanan atau jasa yang akan diberika; (2) tujuan dari perusahaan yang diuraikan dan kemudian diurut (diranking); (3) identifikasi karakteristik dan kebutuhan konsumen; (4) menentukan keseluruhan strategi; (5) implementasi dari strategi yang dibuat; dan (6) evaluasi ulang strategi secara regular. Pada prinsipnya, seorang penjual jasa harus memahami usahanya, memilih peluang-peluang yang ada secara efisien, membuat tujuan yang jelas, memenuhi kebutuhan konsumen, menggunakan modal atau dana secara efektif, menghadirkan suatu bentuk penawaran yang berbeda, menentukan cara untuk menset atu mengtur harga, berkomunikasi dengan konsumen dan rencana untuk berkompetisi.

Analisis Keadaan atau Situasi
Pada saat mengembangkan strategi jasanya, seorang penjual jasa harus menetukan terlebih dahulu tipe dari pelayanan yang diberikan, apakah bergerak dalam sewa barang, servis barang-barang kepemilikan atau servis yang bersifat non-good. Dalam penawaran jasa, jangan sampai melewatkan hal-hal kecil yang merupakan efek samping dari target pelayanan dan mengabaikan servis yang terkait dengan sasaran utama karena hal tersebut sangat erat kaitannya dengan kepuasan konsumen. Misalnya, penjual jasa perbaikan televisi mungkin juga menerima permintaan konsumen untuk memperbaiki VCRs-nya. Jika permintaan tersebut ditolak, maka penjual jasa akan kehilangan kesempatan untuk mengembangkan penjualan jasanya. Namun dilain sisi, penetapan kategori pelayanan yang terlalu luas juga kurang baik, karena menimbulkan image nonspesialist dan kemungkinan juga membutuhkan investasi yang lebih besar dan pelaksanaan yang lebih komplek.
Dalam menentukan kategori servis, kemampuan personal, modal keuangan, dan waktu harus sesuai dengan kebutuhan bisnis. Kemampuan personal yang dibutuhkan dalam penjualan yang berorientasi pada penawaran jasa biasanya berbeda dengan penjualan yang berorientasi pada barang. Perbedaannya yaitu (1) pada penjualan jasa, kebanyakan yang ditawarkan pada konsumen adalah beberapa tipe servis, bukan produk fisik; (2) membutuhkan beberapa keahlian spesifik, dimana keahlian tersebut tidak dapat ditransfer dari tipe servis yang satu ke tipe lainnya; (3) beberapa penjualan jasa membutuhkan surat ijin dan sertifikat untuk beroperasi; dan (4) seorang penjual jasa harus menikmati profesi atau keahliannya, dan mempunyai bakat dibidangnya, karena dalam berhubungan dengan konsumen mereka tidak bisa berpura-pura.
Modal keuangan untuk penjualan jasa secara signifikan berbeda dengan penjualan barang. Sebagian besar modal dalam penjualan jasa digunakan untuk merekrut tenaga kerja. Sedangkan untuk penjualan yang berorientasi pada barang, investasi yang terbesar adalah inventori.
Dalam memilih kategori pelayanan, sangat penting untuk menghitung semua biaya. Pemilik tidak seharusnya dipandang sebagai cost-free (seseorang yang tidak digaji) karena ia juga berhak mendapatkan bayaran seperti halnya pegawai lainnya. Selain itu, pemilik juga membutuhkan pendapatan yang tetap untuk memelihara dan menjaga gaya hidupnya.
Sumberdaya waktu juga seharusnya diukur. Beberapa bisnis seperti servis laundry otomatis atau bioskop membutuhkan investasi waktu yang rendah. Sedangkan bisnis lainnya, seperti pengecatan rumah atau agensi perjalanan membutuhkan investasi waktu yang lebih besar karena servis atau pelayanan yang diberikan secara personal merupakan kunci untuk mendapatkan keuntungan. Kebanyakan penjuala servis atau jasa tergolong pada kategori investasi waktu yang tinggi.

Pengaturan Tujuan
Hal ini meliputi peningkatan terhadap kejelasan pelayanan, penyesuaian dengan kebutuhan dan suplai, standarisasi pelayanan, dan menciptakan pelayanan yang efisien. Sifat dasar dari pelayanan jasa dapat dibuat lebih jelas dengan menitikberatkan pada upaya untuk menciptakan atau membangun suatu kepercayaan terhadap penyedia layanan atau jasa, mebuat slogan untuk kegiatan promosi, mendeskripsikan secara spesifik tentang pelayanan yang diberikan, dan menawarkan garansi atau jaminan.

Menentukan dan Menguji Pasar yang Ditargetkan
Pasar yang ditargetkan harus ditentukan dan diuji, dimana antara konsumen dan penawaran jasa harus terjadi kesesuian. Demografik, gaya hidup dan keputusan konsumen semuanya harus dipelajari. Sebagai contoh :
Perusahaan Chrysler memiliki dan mengoperasikan tiga perusahaan rental mobil dengan segmen pasar yang berbeda. Rental mobil Thrifty memiliki outlet yang berlokasi dekat dengan bandara dan kebanyakan memberikan potongan harga bagi orang-orang yang berlibur. Rental mobil Dollar mempunyai outlet diterminal airport yang berorientasi pada pelancong-pelancong yang berkepentingan dalam bisnis. Sedangkan rental mobil Snappy memiliki spesialiasi dalam penggantian kendaraan bagi orang yang membutuhkannya, sebagai akibat dari adanya jaminan asuransi setelah terjadi kecelakaan.

Penentuan Keseluruhan Strategi
Dalam perencanaan keseluruhan strategi bisnis, kisaran penuh dari faktor-faktor yang dapat dikontrol (seperti lokasi dan operasi, penawaran servis, penentuan harga, pembentukan image dan promosi) dan factor-faktor yang tidak dapat dikontrol (konsumen, kompetisi, teknologi, kondisi ekonomi, musim dan legalitas) harus diuji.
Faktor-faktor yang dapat dikontrol
• Lokasi dan Wilayah Operasi
Lokasi : Beberapa bisnis penjualan jasa seperti tempat cuci mobil, bioskop dsb membutuhkan kantor atau tempat tertentu untuk menjalankan kegiatan bisnisnya. Sedangkan bisnis lainnya, sperti pengecatan rumah, reparasi TV, dsb tidak terlalu membutuhkan kantor karena umumnya mereka bekerja di tempat klien mereka berada.
Ukuran Tempat Usaha dan Level Investasi : Ukuran dari tempat usaha dan level investasi biasanya lebih kecil dari penjualan produk atau barang, karena hanya sedikit bahkan sama sekali tidak dibutuhkan ruangan khusus untuk memajang atau memamerkan suatu produk. Sedangkan factor investasi terkait dengan keberadaan penanam modal.
Peralatan dan Pemeliharaan : Pemeliharaan terhadap peralatan dan fasilitas sangat penting bagi seorang penjual jasa dibandingkan dengan penjual barang. Dalam penjualan servis atau jasa, penilaian konsumen lebih terfokus pada penampakan fisik dari perlengkapan usaha dibandingkan dengan status dari tingkat penjualan atau brand (merek) dari barang yang ditawarkan seperti pada penjualan berupa barang.
Manajemen Personal : Beberapa aspek pengelolaan personal dapat menjadi sulit ditentukan. Seperti bagaimana cara untuk meningkatkan produktivitas, bagaimana seharusnya pegawai digaji, bagaimana cara mengukur performa pegawai dalam bekerja, dsb.
Waktu Operasi : Keputusan tentang jam operasi harus dibuat sesuai dengan keputusan bersama dari personal manajemen. Jam pelayanan tersebut ditentukan berdasarkan pada kenyamanan dan kebutuhan konsumen, bukan berdasarkan kebutuhan pegawai.
Franchising : Dewasa ini, servis yang difranchisekan berkembang pesat. Namun, potensi masalah yang besar dari system ini yaitu tidak seragamnya pelayanan yang diberikan terhadap konsumen. Oleh karena itu, perlu adanya perhatian ekstra guna mewariskan dan memelihara imej perusahaan secara jelas dan konsisten, misalnya melalui kegiatan training pegawai dan perekrutan pengawas.

• Penawaran Jasa
Terkadang sulit bagi penjual jasa untuk menentukan kualitas jasa yang ditawarkan karena konsumen memiliki persepsi yang berbeda terhadap pelayanan. Pada saat penjual jasa memilih tingkat dari kualitas pelayanannya, maka pasar targetnya, kompetisi, imej, lokasi, jumlah transaksi konsumen, keuntungan, penggunaan merek pribadi, servis yang ditawarkan, personel, keuntungan yang ditawarkan pada konsumen, dan keputusan yang dibuat harus dipertimbangkan. Faktor tambahan yang merupakan factor penting dalam penawaran jasa yaitu keseragaman dari servis yang ditawarkan oleh perusahaan yang sama, dimana factor tersebut harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.
Terdapat sepuluh factor yang digunakan untuk mendeterminasi kualitas dari pelayanan ;
1. Tangibles : berupa fasilitas fisik, kehadiran personal, alat atau perlengkapan, representasi serivis secara fisik (seperti kartu kredit).
2. Kredibilitas : adalah kebenaran, kepercayaan, dan kejujuran.
3. Kompetensi : tersedianya skill dan pengetahuan yang dibutuhkan.
4. Akses : Kemampuan dan kemudahan untuk dilakukannya pendekatan dan kontak.
5. Hal yang dapat dipercaya (reliability) : pemberian layanan pada waktu yang telah ditentukan, performa yang dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan, serta akurasi dalam pembayaran.
6. Tanggung jawab : menyangkut ketepatan dalam pemberian pelayanan jasa.
7. Rasa hormat : menyangkut kesopanan, tanggapan, anggapan dan keramahan dalam kontak personal.
8. Komunikasi : memperhatikan informasi atau komentar yang disampaikan oleh konsumen dan menyampaikaninformasi kepada konsumen dengan menggunakan bahasa yang mereka pahami.
9. Memahami konsumen : mengusahakan suatu upaya untuk memahami keinginan dan kebutuhan konsumen.
10. Keamanan : yaitu bebas dari bahaya, resiko atau keragu-raguan.
Penjual jasa yang menangani reparasi dan perbaikan mutu suatu barang harus memperhatikan dua tipe dari perencanaan inovasi. Pertama, teknik yang digunakan harus dipelajari. Kedua, teknik baru harus dikembangkan dan dipasarkan bagi item-item jasa yang sudah ada.
Untuk mengevaluasi dan merevisi strategi penjualan jasa tersebut, dibutuhkan suatu mekanisme pengontrolan yang spesifik. Untuk penjulanjasa yang bersifat buka barang (non good), pengontrolan terhadap inventori sangat penting. Sedangkan untuk penjual jasa reparasi dan rental, umumnya kompleksitas dari inventori lebih rendah dibandingkan dengan penjualan yang berorientasi pada produk berupa barang. Untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang muncul, perlu dilakukan standarisasi terhapa performa, dan hal penting lainnya bahwa pelayanaan yang diberikan oleh karyawan harus dibandingkan satu sama lain berdasrkan keseluruhan dari performa atau kinerja mereka.




• Penentuan Harga
Harga plus biaya : Ini dilakukan apabila penjual jasa membebankan biaya penyediaan servisnya kedalam harga dasar.
Harga pasti : Keuntungan dari system ini ini meliputi eliminasi dari persaingan harga, perlindungan terhadap perusahaan-perusahaan kecil, dan perlindungan terhadap konsumen. Penentuan harga tersebut biasanya diatur oleh pemerintah.
Harga kompetitif : Merupakan strategi pemasaran dimana penjual jasa mengeset harganya berdasarkan pada harga yang ditawarkan oleh competitor.
Value pricing : Pengaturan harga didasarkan pada nilai dari waktu dan servis yang diberikan oleh penjual jasa kepada konsumennya.
Harga yang dinegosiasi : Merupakan pengaturan dimana penjual tidak menerima pembayaran dari konsumen hingga servis selesai diberikan dan pembayaran tersebut merupakan perwujudan bahwa servis yang diberikan mampu memberikan kepuasan pada konsumen.
Price lining : Digunakan oleh penjual jasa yang menyediakan pilihan servis yang luas. Jadi, penetuan harga disesuaikan dengan servis tersebut. Ini memungkinkan bagi penjual jasa untuk mengembangkan pasarnya dan untuk menciptakan penawaran servis yang beranekaragam.
Harga paket : Penjual menyediakan sejumlah servis dalam bentuk paket dengan satu macam harga.dasar.
Harga pengalihan : merupakan suatu tindakan yang dilakukan oleh penjual untuk memperdaya konsumennya. Pada kasus ini, harga rendah diperuntukkan bagi satu atau beberapa servis untuk memberikan ilusi bahwa semua harga yang ditawarkan oleh perusahan adalah rendah.

• Imej dan Promosi
Pembentukan imej yang baik meruapakan hal yang bersifat krusial dalam mencapai kesuksesan penjualan jasa. Dalam pelaksanaannya, atmosfer lingkungan usaha harus dibentuk, misalnya imej restoran yang bersih dan efisien ditunjukkan oleh lantai yang bersih dan mengkilap, jendela yang selalu dibersihkan dengan rutin, dsb. Pembentukan suatu imej pelayanan bergantung pada persepsi dari konsumen tentang sebaik apakah pelayanan yang diberikan.
Promosi biasanya jarang yang dilakukan secara ektensif oleh penjual jasa. Mereka cenderung bergantung pada loyalitas konsumen serta penempatan tempat usaha yang nyaman. Beberapa penjual jasa ada yang melakukan sedikit promosi, misalnya, hotel, motel, bank, agen perjalanan, dsb. Mereka umumnya memiliki target pasar yang lebih luas.
Promosi dapat dilakukan dengan beberapa cara, misalnya dengan memberikan premium atau bonus kepada konsumen. Dengan memberikan pelayanan yang memuaskan, penjual jasa berharap akan mendapatkan tanggapan positif dari konsumen dan secara tidak langsung konsumen tersebut akan mempromosikan jasanya pada orang lain melalui dari mulut ke mulut.

Faktor-faktor yang tidak dapat dikontrol
• Konsumen
Penjual jasa harus bisa memahami dan merespon konsumennya. Adapun hal-hal yang mempengaruhi konsumen dalam memilih dan membeli suatu jasa yaitu biaya jasa, pembaharuan terhadap jasa yang diberikan, pembelian berulang, dan factor-faktor yang lain. Karena pada dasarnya sifat dari beberapa jasa bersifat abstrak, maka menjadi sangat penting bagi penjual servis untuk mempelajari setiap elemen dalam proses penentuan keputusan. Elemen-elemen tersebut misalnya adalah stimulus, perhatian terhadap masalah, mencari informasi, evaluasi terhadap alternative pilihan, sikap dan tingkat pembelian konsumen. Selain itu, hubungan antara perilaku konsumtif terhadap demografik dan gaya hidup konsumen juga dipelajari.

• Kompetisi
Pada saat penjual jasa memilih lokasi usaha, jumlah dari kompetisi yang potesial dan eksis harus diperhitungkan. Daerah yang dipilih harus mempunyai lalu lintas dan potensi tumbuh yang baik. Selain itu, kemudahan dari akses masuk juga mempengaruhi level kompetisi. Semakin mudah akses masuk, maka tingkat kompetisi semakin tinggi. Sebaliknya semakin sulit akses masuk, maka semakin rendah tingkat kompetisinya.

• Teknologi
Penjual jasa memiliki variasi pilihan teknologi yang tersedia untuk menjalankan bisnisnya. Suatu bisnis yang menggunakan teknologi kuno atau konvensional harus diimbangi oleh pelayanan servis yang memadai karena bisnis ini akan sangat tergantung pada kepuasan dan loyalitas konsumen. Sedangkan apabila bisnis dijalankan dengan menggunakan system pelayanan modern, maka selain mengurangi biaya operasional, juga lebih efisien dan konsekuen dalam menjalnkan pekerjaan. Dengan demikian, akan terbentuk imej yang baik dengan harga jasa yang lebih murah dibandingkan dengan kompetitornya. System pelayanan yang modern menghindari terjadinya duplikasi, menyediakan informasi yang akurat, dan bermanfaat dalam merancang strategi.

• Ekonomi
Penjual jasa harus tangap terhadap pengaruh kondisi ekonomi dalam bisnisnya. Agar dapat beradaptasi dengan kondisi ekonomi yang tidak dapat diprediksi, penjual jasa dapat mengurangi fluktuasi penjualan dengan cara menawarkan berbagai macam servis (diversifikasi) dan menekan kesan mewah pada servis yang diberikannya. Sebagai catatan, umumnya konsumen akan lebih memilih servis yang sesuai dengan kebutuhannya daripada sekedar memperoleh kesan mewah, khususnya pada saat kondisi ekonomi terpuruk.

• Musiman
Beberapa penjual jasa dihadapkan pada permintaan konsumen yang bersifat musiman. Oleh karena itu, bisnis servis ini harus diorientasikan pada upaya untuk mendapatkan permintaan pada tingkat yang memuaskan selama periode puncak terjadi. Perencanaan jangka panjang harus didasarkan pada kondisi nyata (yang meliputi periode puncak atau periode dimana jumlah permintaan tidak terlalu banyak). Selain itu, pelayanan dan penawaran khusus digunakan untuk menarik perhatian konsumen selama waktu dimana jumlah permintaan rendahberlangsung.

• Peraturan legalitas
Semua penjual jasa harusnya familiar dengan aturan-aturan baik yang ditetapkan oleh pemerintah pusat, provinsi atau pemerintah local. Baru-baru ini, pemerintah pusat secara aktif membuat dan mengesahkan suatu kebijakan tentang pengaturan transportasi, perbankan, komunikasi dan industri pelayanan jasa lainnya. Aturan seperti itu sangat mendukung upaya peningkatan fleksibilitas usaha dalam mengembangkan dan menentukan strategi yang harus dibuatnya. Hal ini akan lebih efektif apabila didukung oleh system pemasaran yang baik (seperti penelitian terhadap konsumen).
Di tingkat wilayah provinsi, terdapat beberapa aturan yang harus dilaksanakan oleh penjual jasa, misalnya pengujian untuk mendaptkan surat ijin, pengaturan kualifikasi bbeberapa tenaga ahlio, pembatasan terhadap pesan-pesan hiburan, dsb. Pada tingkat local, penjual jasa juga harus memperhatikan zona, pelaksanaan dan hukum lainnya Setiap daerah memiliki aturan yang berbeda, misalnya apakah dibolehkan atau tidak bagi penjual jasa untuk melakukan aktivitasnya di sebuah kantor yang terdapat di daerah perumahan.

Implementasi dari Strategi Pelayanan
Setelah strategi umum dibuat, penjual jasa harus melakukan atau menerapkannya dalam bentuk aksi atau tindakan. Taktik yang digunakan harus sesuai dengan keseluruhan strategi tersebut dan merupakan rencana yang terintegrasi satu sama lain. Selain itu, strategi harus bisa disesuaikan ketika kondisi tersebut memang dibutuhkan.
Strategi penjualan yang digunakan oleh tenaga ahli sangat baik dilakukan, terutama untuk menumbuhkan kompetisi. Namun disisi lain, beberapa diantaranya (seperti pengacara, dokter gigi, dsb) tidak percaya dengan taktik seperti itu dan mereka tidak menerapkannya. Mereka cenderung percaya bahwa keahlian merekalah yang lebih penting untuk dipasarkan.


Evaluasi Ulang Strategi Palayanan
Sejak strategi pelayanan secara keseluruhan dilaksanakan, maka perlu adanya pengawasan atau monitoring terhadap kegiatan yang dilakukan. Pengawasan dapat dilakukan secara regular atau ketika dibutuhkan. Dengan senatiasa melakukan evalusi terhadap bisnisnya, maka penjual jasa dapat dengan cepat dan akurat beradaptasi terhadap perubahan lingkungan yang tidak terkontrol. Audit terhadap jasa, seperti yang dijelaskan secara detil dalam Bab 16, merupakan alat yang bermanfaat bagi penjualan yang berorientasi pada jasa seperti halnya pada penjualan yang berorientasi barang.

Manajemen

PEMBELIAN DAN PENANGANAN BARANG DAGANGAN

Merchandising terdiri dari beberapa kegiatan yang terlibat dalam upaya untuk mendapatkan dan menyedikan barang dan atau jasa tertentu pada suatu tempat, waktu dan jumlah tertentu yang memungkinkan perusahaan dapat mencapai tujuan.

Menentukan Organisasi Pembelian (Pembelian Formal atau Tidak Formal)
Tahapan pertama adalah menentukan organisasi pembelian. Organisasi pembelian ditentukan dan kemudian dipsesifikasi tentang siapa yang bertanggung jawab terhadap pengambilan keputusan, aktivitas dari orang tersebut, autoritas untuk membuat keputusan dan hubungan perdagangan barang dengan seluruh operasi penjualan.
Organisasi pembelian yang formal (Formal buying organization) ada jika merchadising dipandang sebagai tugas yang berbeda dengan penjualan. Oleh karena itu, dibuat departemen yang terpisah. Kemudian, semua atau sebagian besar yang terlibat dalam upaya pengadaan barang-barng dagangan dan penyediaannya untuk dijual berada dibawah control departemen tersebut.
Pada organisasi pembelian yang bersifat informal (Informal buying organization), merchadising tidak dipandang sebagai bagian tugas yang berbeda, sehingga pennganannyapun dilakukan oleh personel yang sama dengan yang menangani fungsi penjualan lainnya. Organisasi pembelian informal biasanya terdapat pada penjual dengan skala yang lebih kecil.
Kegunaan utama dari organisasi pembelian yang formal yaitu pertanggungjawaban dan autoritas dapat ditentukan dengan baik, dimana pelaksanaannya dapat dilakukan sepanjang waktu. Kekurangannya yaitu biaya yang diperlukan untuk membentuk departemen tersebut. Sedangkan keuntungan dari organisasi pembelian informal yaitu biaya yang dibutuhkan relative lebih sedikit dan fleksibel. Kekurangannya yaitu pertanggungjawaban dan autoritas sulit untuk ditentukan. Selain itu, perencanaan terhadap pengadaan barang juga kurang optimal.
Penjual yang memiliki beberapa unit juga harus menentukan apakah akan menggunakan organisasi pembelian yang tersentralisasi atau yang bersifat desentralisasi. Pada organisasi pembelian yang tersentralisasi, semua keputusan pembelian dikeluarkan oleh satu kantor. Sedangkan pada organisasi pembelian yang terdesentralisasi, keputusan pembelian dibuat berdasarkan wilayah penjualan masing-masing.
Keuntungan dari organisasi pembelian yang tersentralisasi yaitu adanya integrasi dari usaha, ketelitian terkontrol, terdapat konsistensi imej, kedekatan dengan manajemen atas, adanya dukungan staff, dan potongan harga pada beberapa volume pembelian. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel, terbuangnya waktu, kurangnya semangat bagi toko-toko local dan keseragaman yang berlebih.
Keuntungan dari organisasi pembelian yang terdesentralisasi yaitu adanya kemampuan beradaptasi terhadap kondisi pasar local, pelaksanaan pemesanan yang lebih cepat, dan meningkatkan semangat karena cabang diberi otonomi. Kekurangannya yaitu adanya perencanaan yang tidak cocok, imej yang tidak konsisten, pengontrolan oleh manajemen terbatas, dukungan staff sedikit, dan kehilangan peluang untuk mendapatkan potongan harga.
Selain itu, penjual juga harus menentukan apakah akan membentuk organisasi penjualan yang umum atau yang khusus. Pada organisasi penjualan yang umum (general buying organization), satu atau beberapa orang (buyer/s) membeli semua barang-barang dagangan. Sedangkan pada organisasi penjualan yang khusus, setiap pembeli (buyer) bertanggungjawab terhadap suatu kategori produk.
Pendekatan umum lebih baik dilakukan apabila penjualannya kecil atau hanya terdapat sedikit barang atau jasa yang terlibat. Sedangkan pendekatan yang khusus digunakan ketika penjualan dilakukan dalam skala yang lebih besar atau jika terdapat beberapa barang/jasa yang ditangani. Dengan spesialisasi tersebut, maka pengetahuan menjadi lebih ditingkatkan dan pertanggungjawaban dapat ditentukan, meskipun biaya yang dibutuhkan lebih tinggi dan juga membutuhkan lebih banyak personel.
Penjual dapat memilih organisasi penjualan yang berasal dari dalam perusahaan sendiri atau dari luar. Organisasi pembelian yang berasal dari dalam terdiri dari staff yang merupakan karyawan perusahaan itu sendiri dan keputusan tentang pengadaan barang dibuat oleh karyawan tetap yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Sedangkan pada organisasi pembelian yang bersal dari luar, merupakan suatu perusahaan atau personel eksternal yang ditunjuk oleh penjual, biasanya dengan bayaran khusus. Meskipun kebanyakaan penjual atau pedagang menggunakan salah satu dari keduanya, namun ada beberapa yang mengkombinasikan keduanya.
Resident buying office (yang dapat berupa organisasi dari dalam atau luar perusahaan) digunakan pada saat pedagang atau penjual ingin menjaga dan mengetahui perkembangan tren pasar di daerah tersebut dan tidak hanya bergantung pada staf pembelian dari pusat.
Tahapan terakhir dari pembelian dan penanganan barang-barang dagangan yaitu terletak pada penentuan staf dalam organisasi pembelian. Posisi apa yang harus diisi, dan kualifikasi seperti apa yang dibutuhkan. Pedagang akan lebih perhatian pada tenaga pembeli yang memiliki kemampuan yang baik.

Penentuan Rencana Terkait dengan Pengadaan Barang
Perencanaan pengadaan barang berpusat pada empat keputusan dasar, yaitu :
1) Barang apa yang distok
Pertama, penjual harus menentukan qualitas dari barang yang diinginkan. Dalam memutuskan qualitas barang dagangan, penjual harus memperhatikan beberapa factor dalam membuat keputusan, yaitu pasar target yang diinginkan, kompetisi, imej toko, lokasi tok, keluarmasuknya stok, keuntungan, brand pribadi versus pabrik atau industri, pelayanan terhadap konsumen, personel, keuntungan dari barang atau jasa yang diterima, dan pembuatan keputusan.
Kedua, penjual menentukan bagaimana menghandel barang-barang tersebut yang meliputi penentuan tentang bagaimana inovasi dilakukan. Beberapa factor yang harus ditentukan : pasar target, potensi pertumbuhan barang atau jasa, trend dan teori fashion, imej toko, kompetisi, segmen konsumen, pertanggungjawaban terhadap konsumen, biaya investasi, tingkat keuntungan, resiko, pembuatan keputusan, dan penekanan terhadap penurunan barang atau jasa.
Alat yang digunakan untuk mengukur potensi pertumbuhan barang atau jasa, yaitu siklus hidup produk, yang menunjukkan perilaku yang diharapkan dari suatu barang atau jasa selama hidupnya. Siklus hidup produk tradisonal memiliki empat tahap : pengenalan atau pendahuluan, pertumbuhan, kematangan, dan penurunan.

(2) Seberapa banyak barang-barang distok
Penentuan terhadap jumlah barang yang akan distok dapat dilakukan dengan menilai luasan dari keanekaragaman barang atau jasa yang distok, atau kedalaman dari keragaman barang atau jasa yang distok. Luasan terhadap variasi atau keanekaragaman menunjuk pada jumlah dari kategori barang atau jasa yang berbeda, yang dipilih oleh penjual. Sedangkan kedalaman dari keragaman menunjukkan keragaman dalam satu macam kategori barang atau jasa.
Beberapa factor yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan pengukuran luasan dan kedalaman : (1) penjualan dan keuntungan harus dievaluasi; (2) kebutuhan terhadap ruangan harus ditentukan; dan (3) pemisahan terhadap kategori barang atau jasa dilakukan secara hati-hati. Disaat penjual dan pabrik berkompetisi untuk menciptakan ruangan sendiri untuk beberapa brand atau merek dan untuk mengontrol lokasi dari pengaturannya, ini dikenal dengan battle of the brands ( persaingan merek).
Penjual atau pedagang harus menetukan brand atau merek yang akan digunakannya, apakah menggunakan merek dari pabrik, merek pribadi atau merek umum. Merek industri (manufacturer brand) diproduksi dan dikontrol oleh industri. Sedangkan brand atau merek pribadi (private brands) memiliki nama yang didesain oleh pemilik atau penjual, lebih menguntungkan bagi penjual, lebih bisa dikontrol oleh penjual, tidak dijual oleh competitor, tidak begitu mahal bagi konsumen, dan menciptakan loyalitas konsumen terhadap penjual. Merek umum (generic brand) adalah memberikan nama merek yang, dimana tidak ada barang lainnya yang distok oleh beberapa penjual.
Terdapat beberapa keputusan yang penting untuk ditambahkan apabila penjual ingin berpindah pada strategi yang lebih luas atau lebih dalam, meliputi :
Resiko, investasi barang, tingkat bahaya, dan ketertinggalan mungkin akan meningkat.
Personel yang digunakan mungkin sedikit.
Penyabangan dari pengadaan barang yang diperebutkan (baik yang bersifat positif dan negative) dapat terjadi.
Prosedur pengontrolan inventori mungkin menjadi lebih sulit. Keluar masuknya barang mungkin akan berjalan lambat.
Perencanaan terhadap keragaman barang atau jasa yang akan distok harus dilakukan dengan menggunakan daftar stok dasar (untuk bahan pokok), rencana stok model (barang-barang fashion), daftar never-out (untuk best seller). Daftar stok dasar spesifik untuk level inventory, warna, merek, kategori style, ukuran, kemasan, dan lainnya, untuk setiap bahan pokok yang digunakan oleh penjual. Rencana stok model digunakan untuk memesan item-item tertentu. Sedangkan daftar never-out digunakan ketika penjual merencanakan levl stok dari barang atau jasa best-seller.

(3) Kapan barang-barang distok
Untuk barang-barang dan jasa yang baru, penjual harus menentukan kapan mereka pertama kali akan menjual barang-barang atau jasa tersebut. Untuk menetukan barang dan jasa, penjual harus merencanakan pergerakan barang (merchandise) secara regular sepanjang tahun. Penjual juga harus meramalkan tingkat penjualan dan memperhitungkan beberapa factor lainnya seperti puncak musim, pemesanan dan pengiriman, permintaan rutin versus khusus, keluar masuknya stok, potongan harga, dan efisiensi dari prosedur inventori.



(4) Dimana barang-barang tersebut distok
Penjual yang hanya memiliki satu unit harus menentukan berapa banyak barang yang ditempatkan di lantai penjualan, berapa banyak yang ditempatkan di ruang penyimpanan, dan apakah akan menggunakan gudang. Beberapa retail memilih untuk menggunakan gudang sebagai pusat- atau regional-pusat distribusi. Barang-barang dikirim dari supplier ke gudang-gudang tersebut. Produk kemudian dialokasikan ke outlet-outlet.
Keuntungan dari penggudangan yaitu meningkatkan efisiensi dalam hal transportasi dan penyimpanan, prosesing barang yang dilakukan secara mekanisasi, peningkatan keamanan, penandaan barang yang efisien, mempermudah pengembalian, dan pergerakan barang yang terkoordinasi. Kekurangannya yaitu pengontrolan dari pusat yang berlebih, penanganan ekstra terhadap kerusakan, biaya operasi yang tinggi untuk penjual atau pedagang skala kecil, dan potensi penundaan terhadap proses permintaan.
Dalam mengaloksikan barang antar outlet, penjual atau pedagang harus memperhatikan pasar target. Produk hanya akan dimiliki oleh suatu jenis toko hanya apabila produk yang disajikan tersebut sesuai dengan rasa dan keinginan dari konsumen. Ukuran toko (tempat penjualan) juga harus dipelajari dalam pembagian produk antar jenis toko. Apabila pasar target dari outlet adalah sama, maka pembagian harus didasarkan pada tingkat penjualan.

Mengumpulkan informasi tentang permintaan konsumen
Penjual harus mengumpulkan data tentang permintaan konsumen sebelum membeli atau memesan ulang barang-barang dagangan. Dalam pengumpulan data untuk membuat keputusan, penjual (retailer) memiliki beberapa sumber informasi penting. Sumber yang paling berharga adalah konsumen. Dengan meneliti demografik dari pasar target, gaya hidup, dan rencana pembelian, penjual dapat mempelajari perminataan konsumen secara langsung.
Personel yang bertindak dalam pembelian barang bertanggungjawab untuk membuat perencanaan terhadap barang dan meramalkan tingkat penjualan berdasarkan kategori produknya. Manajemen atas biasanya mengkombinasikan antara peramalan dan perencanaan dari buyer secara individual untuk memperoleh seluruh proyeksi perusahan.
Kompetitor merupakan sumber informasi yang lain. Penjual yang konservatif mungkin tidak menyetok suatu item hingga kompetisi terjadi. Oleh karena itu, perlu dipekerjakan seseorang yang bertindak untuk mencari tahu tentang harga dan penawaran yang diberikan oleh kompetitornya. Selain itu, adanya laporan publikasi perdagangan juga memungkinkan penjual untuk dapat mengumpulkan informasi tentang kompetitornya.
Sumber lainnya yang mungkin berguna dalam penyediaan informasi yaitu (1) pemerintah yang menyajikan sumber informasi berupa tingkat penganguran, inflasi, dan data keamanan produk; dan (2) surat kabar independent, yang melakukan polling terhadap konsumen dan melakukan laporan terhadap hasil investigasi, dimana data komersial dapat dibeli.

Menentukan sumber merchandise
Tiga sumber utama yang ada : perusahaan milik sendiri, perusahaan milik orang lain yang digunakan secara regular dan perusahaan milik oranglain yang baru (tidak digunakan secara regular). Dengan supplier yang berasal dari perusahaan miliki sendiri, penjual atau pedagang memiliki peralatan dan fasilitas sendiri, dimana supplier yang dimiliki oleh perusahaan menghandel semua atau bagian dari barang-barang yang diminta oleh penjual (retailer).
Supplier yang digunakan secara regular (dari perusahaan yang dimiliki oleh pihak lain) menyediakan suatu barang yang tidak dimiliki oleh penjual (retailer) tetapi digunakan secara regular oleh penjual tersebut. Penjual tersebut mengetahui kualitas dari barang dan jasa yang ditawarkan serta kejujuran dari supplier berdasarkan pengalamannya.
Dalam memilih sumber barang, penjual harus memperhatikan beberapa criteria berikut :
Kejujuran : Apakah supplier secara konsisten akan memenuhi semua permintaanya.
Harga-kualitas : Siapa yang menyediakan barang dengan kualitas bagus pada tingkat harga yang lebih murah.
Waktu penanganan terhadap permintaan. Seberapa cepat pengiriman dilakukan.
Barang-barang eklusif : Akankah supplier memberikan barang-barang yang eksklusif.
Fungsi yang disediakan : Akankah supplier menyediakan pengiriman, dan penyimpanan jika dibutuhkan.
Etika : Akankah supplier memenuhi semua permintaan yang disampaikan secara verbal.
Jaminan : Apakah supplier bertanggung jawab terhadap penawarannya.
Kredit : Apakah pembelian kredit dapat dilakukan dan pada kondisi seperti apa.
Hubungan jangka panjang : Akankah supplier siap sedia sepanjang waktu.
Reorder : Dapatkah supplier memenuhi pemesanan ulang dengan tepat.
Markup : Akankah margin harga memadai.
Inovasi : Apakah supplier tergolong sebagai inovatif atau konservatif.
Pemasangan iklan local : Apakah supplier memasang iklan di media local.
Investasi : Seberapa besar total biaya investasi yang dibutuhkan untuk supplier.
Resiko : Seberapa besar resiko yang mungkin terjadi dalam kerjasama dengan supplier.

Evaluasi barang (Merchandise)
Siapapun sumber yang dipilih, penjual membutuhkan suatu prosedur untuk mengevalusi merchandise. Tiga tipe evaluasi yang mungkin dilakukan : inspeksi, penyamplingan dan pendeskripsian. Pemilihan teknik bergantung pada harga dari item, attributnya, dan regularitas dari pembelian. Inspeksi dilakukan ketika setiap unit diuji sebelum pembelian dan pengiriman dilakukan. Penyampliangn dilakukan ketika barang-barang yang bersifat mudah pecah, mudah rusak, atau harganya mahal dibeli secara regular. Sedangkan deskripsi dilakukan ketika penjual membeli barang-barang yang distandarisasi, tidak mudah pecah atau patah, dan tidak mudah rusak.

Membuat negosiasi tentang harga
Pesanan khusus atau baru biasanya dilakukan dalam bentuk negotiated contract. Dalam hal ini, penjual (retailer) dan supplier bernegosiasi tentang semua aspek dalam pembelian. Di sisi lain, pesanan regular ataupun pesanan ulang biasanya ditunjukkan dalam uniform contract. Dalam hal ini, terdapat persyaratan standar atau pesyaratan yang telah siap disetujui, dan order ditangani secara rutin. Beberapa syarat pembelian yang harus dispesifikasi, untuk menetukan apakah yang diberlakukan adalah negotiated contract atau uniform contract, meliputi : tanggal pengiriman, kuantitas dari barang yang dibeli, pengaturan harga dan pembayaran, diskon, bentuk dari pengiriman, dan point of transfer of title.

Memasukkan pembelian
Untuk beberapa retailer yang berukuran medium dan besar, pembelian dimasukkan secara otomatis dengan menggunakan computer. Setiap pembelian disimpan dalam file data. Retailer yang lebih kecil biasanya memasukkan pembeliannya secar manual. Permintaan ditulis dan diproses secara manual, dan pembelian ditambahkan ke dalam buku inventori dengan cara yang sama.

Penanganan terhadap barang-barang dagangan
Retailer melakukan penanganan secara fisik terhadap barang-barang yang meliputi beberapa fungsi seperti penerimaan dan penyimpanan barang, penentuan harga dan penandaan terhadap inventori, menyeting pengaturan, mengatur peletakan barang, melengkapi transaksi konsumen, mengatur pengiriman untuk konsumen atau penjemputan, memproses pengembalian barang-barang yang rusak dan berbahaya, dan mengontrol merchandise.
Keuntungan dari pemeliharaan terhadap inventori dalam jumlah yang besar yaitu kepuasan konsumen, kuantitas potongan harga dalam pembelian, biaya transporatsi per item yang rendah, dan memudahkan pengontrolan serta penanganan. Kekurangannya yaitu biaya investasi yang tinggi, tingkat kerusakan yang besar, deteriorasi dan tingkat bahaya, biaya penyimpanan, biaya asuransi, dan biaya tak terduga lainnya. Sedangkan keuntungan dari permintaan atau order barang dalam jumlah kecil yaitu biaya investasi yang relative rendah, biaya penyimpanan yang rendah, dan tingkat kerusakan atau bahaya yang juga rendah. Kekurangannya yaitu ketidakpuasan konsumen akibat kekurangan stok, harga per unit lebih mahal, pengaruh dari keterlambatan waktu pengiriman, kompleksitas dalam pengontrolan dan penanganan, dsb.

Pemesanan ulang barang
Biasanya dilakukan untuk barang-barang tertentu yang dibeli lebih dari satu kali. Empat factor yang terpenting dalam menentukan rencana pemsanan ulang tersebut, seperti waktu pemesanan dan pengiriman, pergerakan inventori, kondisi keuangan, dan inventori versus biaya pemesanan.

Mengevaluasi ulang secara regular
Evaluasi ulang harus dilaksankan secara regular. Manajemen harus meninjau ulang organisasi pembelian dan organisasi pembelian itu juga harus meninjau kembali proses pembelian dan penanganan barang. Keseluruhan dari prosedur , seperti pengananan terhadap barang dan jasa harus dimonitoring.

Management

RENCANA PENGEMBANGAN MERCHANDISING

Para retailer harus memiliki kombinasi produk dan menjualnya secara konsisten melalui serangkaian strAtegi. Kegiatan merchandising terdiri dari beberapa aktivitas yang meliputi pengumpulan barang/jasa serta menyediakannya pada suatu lokasi, waktu dan harga dalam jumlah yang mampu dijangkau oleh retailer. Pengambilan keputusan dalam merchandising mampu mempengaruhi kinerja secara dramatis

FILOSOFI MERCHANDISING
Filosofi di dalam merchandising adalah sesuatu yang mampu memberikan pedoman prinsip bagi retailer dalam mengambil keputusan berkenaan dengan merchandise. Dimana hal ini harus mencerminkan gairah pasar yang menjadi target, jenis badan usaha retailer, penempatan pasar, penetapan harga jual, kemaMpuan supplier, biaya yang dikeluarkan, pesaing, trend produk dan faktor lainnya.
Pengembangan dan implementasi rencana merchandise merupakan salah satu kunci sukses dalam strategi retail. Dalam penyusunan suatu filosofi merchandising, batasan responsibilitas pelaksana merchandise perlu ditentukan. Filosofi yang berorietasi pada merchandise pengalaman buyer diterapkan dalam penjualan, hak dan tanggung jawabnya jelas, seorang buyer yakin bahwa suatu barang pantas dipajang, berkurangnya biaya, buyer dekat dengan konsumen melalui keterlibatan dalam penjuaannya.
Untuk menangkap peluang tersebut, kebanyakan para retailer menggunakan micromerchandising dan cross-merchandishing. Dalam micromerchandising seorang retailer mengatur alokasi kosongnya untuk memperhatikan maksud konsumen dan diantara pasar lokal lainnya. Sedangkan dalam cross-merchandishing dengan melengkapi barang dan jasanya, seorang retailer menganjurkan konsumen untuk membeli lebih banyak.
Beberapa jenjang karir dalam merchandise antara lain :
 Head of merchandise/General merchandise manager (GMM) merupakan posisi puncak dari keseuruhan pembelian merchandise. Jika scopenya luas, pada posisi ini mungkin dinamakan executive vice pressident dengan beberapa GMM dibawahnya.
 Divisional Merchandise Manager (DMM) ini merupakan salah satu posisi di atas dan secara langsung mengepalai grup penjualan, umumnya berkaitan dengan kategori merchandise
 Senior Merchandise Buyer merupakan senior buyer yang menjual produk dalam jumlah dan kompleksitas produk yang lebih besar dari barang-barang yang telah dibeli.
 Merchandise buyer pada posisi ini bertugas untuk menyeleksi merchandise yang akan dijual oleh vendor besar atau untuk tujuan penjualan antar benua.
 Associate Merchandise Buyer pada posisi ini membantu buyer umumnya diberi kewenangan dalam pembukaan pembelian atas porsi kategori buyer untuk pemesanan ulang dan pengujian kuantitas.
 Assistant Merchandise Buyer posisi ini bertugas membantu buyer dalam pemilihan merchandise, pengiriman, dan inventarisasi aliran barang. Tidak berhak untuk membuka pembelian
FORMAT DAN PROSES ORGANISASI PEMBELIAN

Tingkat formalitas
Terdapat dua tingkatan yakni organisasi pembelian formal dan organisasi pembelian nonformal. Dimana dalam organisasi pembelian formal antara tugas penjualan dan pemisahan departemen telah diatur secara jelas. Keuntungannya adalah tanggungjawab personal akan nampak jelas, dapat digunakan secara full-time, dan pengkususan merchandise. Namun kerugiannya butuh biaya pada departemen yang terpisah. Sedangkan dalam organisasi pembelian nonformal tidak ada pengaturan tugas secara jelas. Keuntungannya biayanya murah dan fleksibel, dan kerugiannya adalah kurang mampu mengukur responsibiitas dan lebih suit membuat perencanaan merchandise.

Derajat sentralisasi
Ada dua jenis yaitu organisasi pembayaran yang terpusat dan Organisasi pembayaran yang terpecah. Dalam organisasi pembayaran terpusat, semua pembayaran berasal dari satu kantor. Keuntungannya adalah adanya upaya integrasi, kedisiplinan dapat terkontrol, citranya akan konsisten, lebih dekat dengan manajemen puncak, mendapat dukungan dari bawahan, dan adanya potongan jumlah. Kerugiannya adalah tidak fleksibel, adanya jeda waktu, rendahnya, semangat kerja pada penjuaan lokal, dan munculnya ketidakseragaman Sedangkan pada organisasi pembayaran terpecah masing-masing pembayaran dibuat secara lokal atau regional. Keuntunganya kemampuan beradaptasi dengan kondisi lokal, proses pemesanan cepat, semangat kerja lokal lebih tinggi karena adanya otonomi. Kerugiannya adalah perencanaan yang tercecer, rendahnya pengawasan, citra yang tidak konsisten, minimnya dukungan bawahan,dan tidak ada potongan jumah.

Jangkauan organisasi
Dibedakan menjadi dua yaitu organisasi umum dan organisasi khusus. Pada organisasi umum, satu atau beberapa orang bertugas membeli semua item merchandise. Sedangkan pada organisasi khusus, setiap pembeli bebas untuk memilih pada kategori produk yang disediakan.

Sumberdaya personalia
Seorang retailer bebas mengambi buyer dari dalam atau luar organisasi pembayaran. Organisasi buyer dalam tersusun oleh pekerja retailer, dan pengarah merchandise yang dibentuk oleh para pegawai tetap. Pengorganisasian ini paling sering dipakai oleh para retailer besar atau retailer sangat kecil. Retailer besar umumnya melakukan ini untuk meningkatkan kontrol pengambilan keputusan merchandise dan untuk lebih khusus. Pada retailer yang sangat kecil menggunakannya untuk menghemat uang dan mempertahankan agar lebih dekat dengan pasar. Sedangkan Organisasi buyer dari luar berupa sebuah perusahaan atau pegawai luar yang diupahi oeh retailer biasanya berupa gaji pokok. Pengorganisasian ini umumnya dipakai oleh retailer skala kecil atau menengah atau yang jauh dari sumber penyupali, karena lebih efisien bagi retailer yang lebih suka memgaji pegawai lepas daripada mempekerjakan pegawai tetap.
Seorang retailer dapat menggunakan Kantor resident buying (dapat berupa organisasi buyer dalam atau luar) jika dia menginginkan utuk menjaga agar tetap dekat dengan kunci trend pasar dan saat tidak mampu hanya dengan kepala bagian buyer. Sedangkan cooperative buying,sebuah perkumpulan retailer yang bekerja sama untuk membuat jumlah pembayaran dari suplier dan untuk mendapatkan diskon volume.

Kinerja fungsi
Terdapat dua kinerja yaitu merchandising dan buying. ”merchandising” memberikan gambaran personalia merchandise mengatur keseluruhan fungsi pembelian dan penjualan, termasuk kegiatan pencampuran, periklanan, penetapan harga, pokok displai penjulan, pemanfaatan pegawai, tindakan penjualan personal. Sedangkan dalam ”buying” memberi pandangan personalia merchandise keseuruhan proses pembelian produk, pengiklanan dan penetapan harga, susunan peraturan personalia di dalam toko, tampilan, pemanfaatan pegawai, dan presentasi penjualan.

Susunan kepegawaian
Buyer bertanggungjawab pada pemilihan merchandise yang akan diambil oleh retailer dan menempatkan strategi pemasaran untuk merchandise tersebut. Sedangkan sales manager umumnya mengepalai penjualan dan keseluruhan aktifitas operasional pada departemen tertentu, sekaligus sebagai pengatur yang baik, administrator dan motivator. Seorang merchandising buyer harus memiliki masing-masing kemampuan tersebut
MERUMUSKAN RENCANA-RENCANA MERCHANDISE

Peramalan
Peramalan merupakan proyeksi-proyeksi dari capaian penjualan retail selama waktu tertentu yang merupakan dasar perencanaan merchandise, termasuk komponen di dalamnya adalah keseluruhan proyeksi peusahaan, proyeksi kategori produk, proyeksi item demi item, proyeksi toko demi toko. Pokok merchandise terdiri dari produk reguler yang disediakan retailer.
Daftar stok basis menetapkan inventaris tingkat, warna, merk, kategori style, ukuran, kemasan dan sebagainya untuk setiap item yang dikeluarkan retailer. Macam-macam merchandise terdiri dari pakaian, furnitur, kendaraan, dan jenis produk lainnya yang harus di sediakan retailer untuk memberikan pilihan bagi konsumen. Merchandise fashion terdiri dari produk yang memiliki perputara penjualan yang berubah mengikuti selera dan lifestyle. Merchandise musiman terdiri dari produk-produk yang sangat baik dijual selama waktu tertentu.

Keinovativan
Seorang retailer yang inovatif memiliki kesempatan yang besar –tak tersaingi (menjadi yang pertama di pasaran) –dan resiko yang besar pula – memungkinkan salah pembaca konsumen dan akan dimasukkan dengan inventaris yang luas. Seorang retailer harus menaksir pertumbuhan potensial masing-masing barang dan jasa yang mereka miliki. Terdapat suatu siklus pertumbuhan produk yaitu awal, pertumbuhan, pematangan dan penuruan. Pada fase pematangan, penjualan akan mencapai tingkat maksimum, akan dicapai porsi yang paling luas dari target pasar dan shopper menyeleksi sekian banyak produk yang ditawarkan. Sedangkan pada fase penurunan akan terjadi penyusutan pasar dan penurunan keuntungan margin. Seorang retailer pakaian harus familiar dengan trend fashion. Sebuah trend vertikal terjadi selama fashion diterima oleh konsumen dalam skala luas dan mengalami perubahan dalam bentuk dasarnya sebelum dijual ke khalayak ramai. Sedangkan trend horisontal, sebuah fashion baru diterima oleh masyarakat luas selama dia dikenalkan selama memiliki bentuk dasar yang kuat.
Daftar cheklist terpilih untuk memprediksikan adopsi dalam fashion :
 Apakah produk telah memuaskan konsumen?
 Apakan fashion tersebut sesuai dengan lifestyle dari konsumen?
 Apakan fashion tersebut berorientasi terhadap khalayak pasar dan segmen pasar?
 Apakah fashion tersebut benar-benar baru?
 Apakah reputasi disainer dan retailer yang menjualnya baik?
 Apakah beberapa disainer memasarkan beberapa versi dari fashion tersebut?
 Apakah kisaran harga sesuai dengan kemampuan target pasar
 Akankah ikan yang tepat digunakan
 Akankah terjadi perubahan fashion setiap saat
 Akankah konsumen memandang suatu fashion tersebut untuk tren yang panjang.
Beberapa faktor yang mempengaruhi keinovatifan dalam perencanaan Merchandise adalah : Target pasar, potensi pertumbuhan dari barang/jasa yang dijual, trend mode, citra retailer, kompetisi, segmen konsumen, rasa tanggungjawab konsumen, jumlah investmen, keuntungan, resiko, tuntutan dalam pembuatan keputusan, dan penurunan barang dan jasa yang diproduksi.
Pencampuran (Assortment)
Pencampuran merupakan kegiatan peyeleksian merchandise yang disediakan oleh retailer. Penetapan sebagai pilihan/prioritas pertama adalah kualitas merchandise. Penetapan tersebut juga harus didukung promosi produk. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan kualitas merchandise antara lain : Target pasar, kompetisi, citra retailer, lokasi toko, ketersediaan stok, keuntungan, persaingan antara merk pabrikan dengan merk privat, pelayanan peanggan, personalia, keuntungan barang dan jasa yang dirasakan konsumen, dan tuntutan dalam pembuatan keputusan.
Keluasan assortment tergantung dari jumah perbedaan kategori barang/jasa yang disedakan retailer. Kedalaman assortment tergantung jenis dalam suatu kategori barang atau jasa yang disediakan oleh retailer. Strategi yang umumnya setelah dilengkapi oleh sumbangan variasi item yang luas dalam suatu kategori, didisain untuk seruan setiap saran peanggan. Para retailer harus menempatkan beberapa faktor dalam perencanaan pencampurannya. Retailer juga harus memperhatikan biaya yang diinvestasikan untuk perluasan jenis produk.

Merk
Sebagai bagian dari perencanaan assortment, seorang retailer memilih kombinasi merk manufaktur, merk privat dan merk generik.
Merk privat juga disebut sebagai merk toko mengandung nama-nama yang didisain oeh penjual atau retailer, lebih menguntungkan bagi retailer, lebih baik dalam pengawasan retailer, tidak dijual oleh pesaing lain, murah untuk konsumen, dan mendorong loyalitas konsumen pada retailer.
Merk generik menghiasi produk-produk dengan nama-nama umum tanpa embel-embel barang yang dijual retailer. Kompetisi antara perusahaan dan retailer untuk seisih dan keuntungan akan menyebabkan perang merk dimana merk perusahaan, privat dan merk generik akan bersaing satu dan lainnya.

Pemilihan waktu
Untuk produk baru, retailer harus menentukan kapan produk tersebut pertama dibeli, dipajang dan terjual. Retailer harus menghitung ramalannya dan beberapa faktor lain seperti : puncak musim, waktu pemesanan dan pengiriman, rutinitas dan pemesanan khusus, ketersediaan stok, diskon dan efisiensi prosedur inventaris.

Alokasi
Retailer tunggal memilih berapa banyak merchandise yang ditempatkan pada tempat penjualan, berapa jumah barang di ruang penyimpanan sejauhmana pemakaian gudang.
MANAJEMEN KATEGORI
Manajemen kategori merupakan suatu teknik merchandising yang dalam beberapa hal –termasuk beberapa supermarket, toko obat, toko perkakas dan merchandise retail pada umumnya – digunakan untuk meningkatkan produktivitas penjuaannya.
Beberapa tahap manajemen kategori yang baik menurut AC Nielsen company research:
1. Kesiapan semua hal yang terkait untuk digunakan dalam seluk beluk proses manajemen kategori
2. Kreasi definisi kategori yang bersumber dari konsumen
3. Status permainan yang jelas pada masing-masing kategori
4. Pembentukan reguler, dalam proses penaksiran kategori
5. Kategori yang up-to-date
6. Terfokus pada strategi-strategi kategori
7. Taktik yang konsisten dengan masing-masing kategori
8. Pelaksanaan keputusan
9. Monitoring, peninjauan ulang, dan revisi dari strategi-strategi kategori
Yang seharusnya dipersepsikan oleh pemilik perusahaan mengenai retailer
Beberapa penerapan yang sukses dari manajemen kategori
 Retailer bertindak sebagai partner yang seimbang
 Retailer mendapatkan input dari perusahaan jadi mereka membuat perencanaan bersama sebaik mungkin
 Retailer bersikap mudah menerima masukan dan mau berubah
 Retailer memberikan keleluasaan pada pengusaha mengeola tujuan dan msukan sehingga mereka menerima kualitas kerja yang maksimal.
Beberapa hal yang tidak sukses dari manajemen kategori
 Perbedaan tujuan antara manajer senior retail, manajer kategori, dan manajer operasional akan menghalangi proses.
 Retailer memiliki ”wadah fixation” sehigga wadah tersendiri tidak mampu menjelaskan mengapa penjual memilih produk atau kategori
 Retailer menyangka pengusaha melakukan lebih besar dari andil mereka atau membayar lebih dari yang mereka bagikan dalam perolehan data
Yang seharusnya dipersepsikan oleh retailer mengenai pemilik perusahaan
Beberapa penerapan yang sukses dari manajemen kategori
 Pengusaha mengumpukan data tentang sifat pembayaran konsumen dan merekomendasikannya pada retailer.
 Pengusaha menjeaskan secara terang-terangan dan mendukung rencana yang disukai
 Pengusaha membantu retailer memahami bagaimana mendapat trafik penjualan dan membangun loyalitas, peningkata volume dan pengembalian aset merchandising.
Beberapa hal yang tidak sukses dari manajemen kategori
 Pengusaha merekomendasikan secara terus-menerus kebaikan merk mereka
 Pengusaha hanya mengirim suatu wadah lengkap kepada retailernya
 Pengusaha tidak merawat rasa percaya diri untuk meakukan share data atau memberikan rekomendasi
PIRANTI LUNAK (software) MERCHANDISING
Salah satu perkembangan yang signifikan dalam perencanaan merchandise adalah ketersediaan sofware komputer yang memberikan mekanisme dukungan sangat bagus untuk mempersiapkan peramalan secara sistematis, pengujian beberapa skenario pencampuran, koordinasi data pada manajemen kategori, dan sebagainya. Beberapa software ada yang dikembangkan oleh asosiasi perdagangan yang sifatnya gratis dan ada yang bersifat komersial.
Software perencanaan umum merchandise
Software ini dikembangkan oleh Island Pacific System (www.islandpacific.com) yang mencakup perencanaan dan peramalan merchandise, manajemen pembayaran pesanan, alokasi, manajemen invetaris, dan manajeme penetapan harga. Software ini memberi kita informasi apa yang kita butuhkan untuk menatur produk yang kita jual dan mengetahui kinerja produk tersebut.

Software peramalan
Software ini dikembangkan oleh JDA Software (www.jdasoftware.com). Bermodalkan sorftware yang cerdas, memungkinkan kita memastikan bahwa toko memiliki stok yang layak untuk menghendel selama periode tertentu, puncak pembelian pada menit terakhir, penghentian permintaan item yang paling populer. Software ini memungkinkan para klien retailer untuk mempersiapkan peramalan permintaan tingkat toko dengan permodelan semua faktor yang berpengaruh pada pergerakan unit dalam satu musim, harga, promosi, kanibalisasi, afinitas, siklus hidup produk dan pengaruh persetujuan vendor.

Software pencampuran (Assortment software)
Software ini bernama Marketmax Assortment Planning software dari SAS. Dengan software ini para perencana toko dapat menganalisis data tahun sebeumnya untuk mengidentifikasi matarantai yang putus, dan faktor dalam fashion untuk membuat rencana Assortment dengan detail dalam suatu cluster toko selama 180 hari.

Software pengalokasian
Melalui software ini pelaksanaan Assortment dapat membantu para perencana dan pengalokasi secara efektif dalam meaksanakan Assortment dengan menyediakan dukungan pada perencana merawat obyek merchandising, seperti warna cat toko, kombinasi Assortment dalam perencanaan finansial.

Software management kategori
Banyak sekali jenis dari sofware ini yang tersedia untuk membantu persetujuan antara para pemilik perusahaan dan retailer dengan kompleksitas manajemen kategori yang dimilikinya.