Manajemen

PEMBELIAN DAN PENANGANAN BARANG DAGANGAN

Merchandising terdiri dari beberapa kegiatan yang terlibat dalam upaya untuk mendapatkan dan menyedikan barang dan atau jasa tertentu pada suatu tempat, waktu dan jumlah tertentu yang memungkinkan perusahaan dapat mencapai tujuan.

Menentukan Organisasi Pembelian (Pembelian Formal atau Tidak Formal)
Tahapan pertama adalah menentukan organisasi pembelian. Organisasi pembelian ditentukan dan kemudian dipsesifikasi tentang siapa yang bertanggung jawab terhadap pengambilan keputusan, aktivitas dari orang tersebut, autoritas untuk membuat keputusan dan hubungan perdagangan barang dengan seluruh operasi penjualan.
Organisasi pembelian yang formal (Formal buying organization) ada jika merchadising dipandang sebagai tugas yang berbeda dengan penjualan. Oleh karena itu, dibuat departemen yang terpisah. Kemudian, semua atau sebagian besar yang terlibat dalam upaya pengadaan barang-barng dagangan dan penyediaannya untuk dijual berada dibawah control departemen tersebut.
Pada organisasi pembelian yang bersifat informal (Informal buying organization), merchadising tidak dipandang sebagai bagian tugas yang berbeda, sehingga pennganannyapun dilakukan oleh personel yang sama dengan yang menangani fungsi penjualan lainnya. Organisasi pembelian informal biasanya terdapat pada penjual dengan skala yang lebih kecil.
Kegunaan utama dari organisasi pembelian yang formal yaitu pertanggungjawaban dan autoritas dapat ditentukan dengan baik, dimana pelaksanaannya dapat dilakukan sepanjang waktu. Kekurangannya yaitu biaya yang diperlukan untuk membentuk departemen tersebut. Sedangkan keuntungan dari organisasi pembelian informal yaitu biaya yang dibutuhkan relative lebih sedikit dan fleksibel. Kekurangannya yaitu pertanggungjawaban dan autoritas sulit untuk ditentukan. Selain itu, perencanaan terhadap pengadaan barang juga kurang optimal.
Penjual yang memiliki beberapa unit juga harus menentukan apakah akan menggunakan organisasi pembelian yang tersentralisasi atau yang bersifat desentralisasi. Pada organisasi pembelian yang tersentralisasi, semua keputusan pembelian dikeluarkan oleh satu kantor. Sedangkan pada organisasi pembelian yang terdesentralisasi, keputusan pembelian dibuat berdasarkan wilayah penjualan masing-masing.
Keuntungan dari organisasi pembelian yang tersentralisasi yaitu adanya integrasi dari usaha, ketelitian terkontrol, terdapat konsistensi imej, kedekatan dengan manajemen atas, adanya dukungan staff, dan potongan harga pada beberapa volume pembelian. Kekurangannya yaitu tidak fleksibel, terbuangnya waktu, kurangnya semangat bagi toko-toko local dan keseragaman yang berlebih.
Keuntungan dari organisasi pembelian yang terdesentralisasi yaitu adanya kemampuan beradaptasi terhadap kondisi pasar local, pelaksanaan pemesanan yang lebih cepat, dan meningkatkan semangat karena cabang diberi otonomi. Kekurangannya yaitu adanya perencanaan yang tidak cocok, imej yang tidak konsisten, pengontrolan oleh manajemen terbatas, dukungan staff sedikit, dan kehilangan peluang untuk mendapatkan potongan harga.
Selain itu, penjual juga harus menentukan apakah akan membentuk organisasi penjualan yang umum atau yang khusus. Pada organisasi penjualan yang umum (general buying organization), satu atau beberapa orang (buyer/s) membeli semua barang-barang dagangan. Sedangkan pada organisasi penjualan yang khusus, setiap pembeli (buyer) bertanggungjawab terhadap suatu kategori produk.
Pendekatan umum lebih baik dilakukan apabila penjualannya kecil atau hanya terdapat sedikit barang atau jasa yang terlibat. Sedangkan pendekatan yang khusus digunakan ketika penjualan dilakukan dalam skala yang lebih besar atau jika terdapat beberapa barang/jasa yang ditangani. Dengan spesialisasi tersebut, maka pengetahuan menjadi lebih ditingkatkan dan pertanggungjawaban dapat ditentukan, meskipun biaya yang dibutuhkan lebih tinggi dan juga membutuhkan lebih banyak personel.
Penjual dapat memilih organisasi penjualan yang berasal dari dalam perusahaan sendiri atau dari luar. Organisasi pembelian yang berasal dari dalam terdiri dari staff yang merupakan karyawan perusahaan itu sendiri dan keputusan tentang pengadaan barang dibuat oleh karyawan tetap yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Sedangkan pada organisasi pembelian yang bersal dari luar, merupakan suatu perusahaan atau personel eksternal yang ditunjuk oleh penjual, biasanya dengan bayaran khusus. Meskipun kebanyakaan penjual atau pedagang menggunakan salah satu dari keduanya, namun ada beberapa yang mengkombinasikan keduanya.
Resident buying office (yang dapat berupa organisasi dari dalam atau luar perusahaan) digunakan pada saat pedagang atau penjual ingin menjaga dan mengetahui perkembangan tren pasar di daerah tersebut dan tidak hanya bergantung pada staf pembelian dari pusat.
Tahapan terakhir dari pembelian dan penanganan barang-barang dagangan yaitu terletak pada penentuan staf dalam organisasi pembelian. Posisi apa yang harus diisi, dan kualifikasi seperti apa yang dibutuhkan. Pedagang akan lebih perhatian pada tenaga pembeli yang memiliki kemampuan yang baik.

Penentuan Rencana Terkait dengan Pengadaan Barang
Perencanaan pengadaan barang berpusat pada empat keputusan dasar, yaitu :
1) Barang apa yang distok
Pertama, penjual harus menentukan qualitas dari barang yang diinginkan. Dalam memutuskan qualitas barang dagangan, penjual harus memperhatikan beberapa factor dalam membuat keputusan, yaitu pasar target yang diinginkan, kompetisi, imej toko, lokasi tok, keluarmasuknya stok, keuntungan, brand pribadi versus pabrik atau industri, pelayanan terhadap konsumen, personel, keuntungan dari barang atau jasa yang diterima, dan pembuatan keputusan.
Kedua, penjual menentukan bagaimana menghandel barang-barang tersebut yang meliputi penentuan tentang bagaimana inovasi dilakukan. Beberapa factor yang harus ditentukan : pasar target, potensi pertumbuhan barang atau jasa, trend dan teori fashion, imej toko, kompetisi, segmen konsumen, pertanggungjawaban terhadap konsumen, biaya investasi, tingkat keuntungan, resiko, pembuatan keputusan, dan penekanan terhadap penurunan barang atau jasa.
Alat yang digunakan untuk mengukur potensi pertumbuhan barang atau jasa, yaitu siklus hidup produk, yang menunjukkan perilaku yang diharapkan dari suatu barang atau jasa selama hidupnya. Siklus hidup produk tradisonal memiliki empat tahap : pengenalan atau pendahuluan, pertumbuhan, kematangan, dan penurunan.

(2) Seberapa banyak barang-barang distok
Penentuan terhadap jumlah barang yang akan distok dapat dilakukan dengan menilai luasan dari keanekaragaman barang atau jasa yang distok, atau kedalaman dari keragaman barang atau jasa yang distok. Luasan terhadap variasi atau keanekaragaman menunjuk pada jumlah dari kategori barang atau jasa yang berbeda, yang dipilih oleh penjual. Sedangkan kedalaman dari keragaman menunjukkan keragaman dalam satu macam kategori barang atau jasa.
Beberapa factor yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan pengukuran luasan dan kedalaman : (1) penjualan dan keuntungan harus dievaluasi; (2) kebutuhan terhadap ruangan harus ditentukan; dan (3) pemisahan terhadap kategori barang atau jasa dilakukan secara hati-hati. Disaat penjual dan pabrik berkompetisi untuk menciptakan ruangan sendiri untuk beberapa brand atau merek dan untuk mengontrol lokasi dari pengaturannya, ini dikenal dengan battle of the brands ( persaingan merek).
Penjual atau pedagang harus menetukan brand atau merek yang akan digunakannya, apakah menggunakan merek dari pabrik, merek pribadi atau merek umum. Merek industri (manufacturer brand) diproduksi dan dikontrol oleh industri. Sedangkan brand atau merek pribadi (private brands) memiliki nama yang didesain oleh pemilik atau penjual, lebih menguntungkan bagi penjual, lebih bisa dikontrol oleh penjual, tidak dijual oleh competitor, tidak begitu mahal bagi konsumen, dan menciptakan loyalitas konsumen terhadap penjual. Merek umum (generic brand) adalah memberikan nama merek yang, dimana tidak ada barang lainnya yang distok oleh beberapa penjual.
Terdapat beberapa keputusan yang penting untuk ditambahkan apabila penjual ingin berpindah pada strategi yang lebih luas atau lebih dalam, meliputi :
Resiko, investasi barang, tingkat bahaya, dan ketertinggalan mungkin akan meningkat.
Personel yang digunakan mungkin sedikit.
Penyabangan dari pengadaan barang yang diperebutkan (baik yang bersifat positif dan negative) dapat terjadi.
Prosedur pengontrolan inventori mungkin menjadi lebih sulit. Keluar masuknya barang mungkin akan berjalan lambat.
Perencanaan terhadap keragaman barang atau jasa yang akan distok harus dilakukan dengan menggunakan daftar stok dasar (untuk bahan pokok), rencana stok model (barang-barang fashion), daftar never-out (untuk best seller). Daftar stok dasar spesifik untuk level inventory, warna, merek, kategori style, ukuran, kemasan, dan lainnya, untuk setiap bahan pokok yang digunakan oleh penjual. Rencana stok model digunakan untuk memesan item-item tertentu. Sedangkan daftar never-out digunakan ketika penjual merencanakan levl stok dari barang atau jasa best-seller.

(3) Kapan barang-barang distok
Untuk barang-barang dan jasa yang baru, penjual harus menentukan kapan mereka pertama kali akan menjual barang-barang atau jasa tersebut. Untuk menetukan barang dan jasa, penjual harus merencanakan pergerakan barang (merchandise) secara regular sepanjang tahun. Penjual juga harus meramalkan tingkat penjualan dan memperhitungkan beberapa factor lainnya seperti puncak musim, pemesanan dan pengiriman, permintaan rutin versus khusus, keluar masuknya stok, potongan harga, dan efisiensi dari prosedur inventori.



(4) Dimana barang-barang tersebut distok
Penjual yang hanya memiliki satu unit harus menentukan berapa banyak barang yang ditempatkan di lantai penjualan, berapa banyak yang ditempatkan di ruang penyimpanan, dan apakah akan menggunakan gudang. Beberapa retail memilih untuk menggunakan gudang sebagai pusat- atau regional-pusat distribusi. Barang-barang dikirim dari supplier ke gudang-gudang tersebut. Produk kemudian dialokasikan ke outlet-outlet.
Keuntungan dari penggudangan yaitu meningkatkan efisiensi dalam hal transportasi dan penyimpanan, prosesing barang yang dilakukan secara mekanisasi, peningkatan keamanan, penandaan barang yang efisien, mempermudah pengembalian, dan pergerakan barang yang terkoordinasi. Kekurangannya yaitu pengontrolan dari pusat yang berlebih, penanganan ekstra terhadap kerusakan, biaya operasi yang tinggi untuk penjual atau pedagang skala kecil, dan potensi penundaan terhadap proses permintaan.
Dalam mengaloksikan barang antar outlet, penjual atau pedagang harus memperhatikan pasar target. Produk hanya akan dimiliki oleh suatu jenis toko hanya apabila produk yang disajikan tersebut sesuai dengan rasa dan keinginan dari konsumen. Ukuran toko (tempat penjualan) juga harus dipelajari dalam pembagian produk antar jenis toko. Apabila pasar target dari outlet adalah sama, maka pembagian harus didasarkan pada tingkat penjualan.

Mengumpulkan informasi tentang permintaan konsumen
Penjual harus mengumpulkan data tentang permintaan konsumen sebelum membeli atau memesan ulang barang-barang dagangan. Dalam pengumpulan data untuk membuat keputusan, penjual (retailer) memiliki beberapa sumber informasi penting. Sumber yang paling berharga adalah konsumen. Dengan meneliti demografik dari pasar target, gaya hidup, dan rencana pembelian, penjual dapat mempelajari perminataan konsumen secara langsung.
Personel yang bertindak dalam pembelian barang bertanggungjawab untuk membuat perencanaan terhadap barang dan meramalkan tingkat penjualan berdasarkan kategori produknya. Manajemen atas biasanya mengkombinasikan antara peramalan dan perencanaan dari buyer secara individual untuk memperoleh seluruh proyeksi perusahan.
Kompetitor merupakan sumber informasi yang lain. Penjual yang konservatif mungkin tidak menyetok suatu item hingga kompetisi terjadi. Oleh karena itu, perlu dipekerjakan seseorang yang bertindak untuk mencari tahu tentang harga dan penawaran yang diberikan oleh kompetitornya. Selain itu, adanya laporan publikasi perdagangan juga memungkinkan penjual untuk dapat mengumpulkan informasi tentang kompetitornya.
Sumber lainnya yang mungkin berguna dalam penyediaan informasi yaitu (1) pemerintah yang menyajikan sumber informasi berupa tingkat penganguran, inflasi, dan data keamanan produk; dan (2) surat kabar independent, yang melakukan polling terhadap konsumen dan melakukan laporan terhadap hasil investigasi, dimana data komersial dapat dibeli.

Menentukan sumber merchandise
Tiga sumber utama yang ada : perusahaan milik sendiri, perusahaan milik orang lain yang digunakan secara regular dan perusahaan milik oranglain yang baru (tidak digunakan secara regular). Dengan supplier yang berasal dari perusahaan miliki sendiri, penjual atau pedagang memiliki peralatan dan fasilitas sendiri, dimana supplier yang dimiliki oleh perusahaan menghandel semua atau bagian dari barang-barang yang diminta oleh penjual (retailer).
Supplier yang digunakan secara regular (dari perusahaan yang dimiliki oleh pihak lain) menyediakan suatu barang yang tidak dimiliki oleh penjual (retailer) tetapi digunakan secara regular oleh penjual tersebut. Penjual tersebut mengetahui kualitas dari barang dan jasa yang ditawarkan serta kejujuran dari supplier berdasarkan pengalamannya.
Dalam memilih sumber barang, penjual harus memperhatikan beberapa criteria berikut :
Kejujuran : Apakah supplier secara konsisten akan memenuhi semua permintaanya.
Harga-kualitas : Siapa yang menyediakan barang dengan kualitas bagus pada tingkat harga yang lebih murah.
Waktu penanganan terhadap permintaan. Seberapa cepat pengiriman dilakukan.
Barang-barang eklusif : Akankah supplier memberikan barang-barang yang eksklusif.
Fungsi yang disediakan : Akankah supplier menyediakan pengiriman, dan penyimpanan jika dibutuhkan.
Etika : Akankah supplier memenuhi semua permintaan yang disampaikan secara verbal.
Jaminan : Apakah supplier bertanggung jawab terhadap penawarannya.
Kredit : Apakah pembelian kredit dapat dilakukan dan pada kondisi seperti apa.
Hubungan jangka panjang : Akankah supplier siap sedia sepanjang waktu.
Reorder : Dapatkah supplier memenuhi pemesanan ulang dengan tepat.
Markup : Akankah margin harga memadai.
Inovasi : Apakah supplier tergolong sebagai inovatif atau konservatif.
Pemasangan iklan local : Apakah supplier memasang iklan di media local.
Investasi : Seberapa besar total biaya investasi yang dibutuhkan untuk supplier.
Resiko : Seberapa besar resiko yang mungkin terjadi dalam kerjasama dengan supplier.

Evaluasi barang (Merchandise)
Siapapun sumber yang dipilih, penjual membutuhkan suatu prosedur untuk mengevalusi merchandise. Tiga tipe evaluasi yang mungkin dilakukan : inspeksi, penyamplingan dan pendeskripsian. Pemilihan teknik bergantung pada harga dari item, attributnya, dan regularitas dari pembelian. Inspeksi dilakukan ketika setiap unit diuji sebelum pembelian dan pengiriman dilakukan. Penyampliangn dilakukan ketika barang-barang yang bersifat mudah pecah, mudah rusak, atau harganya mahal dibeli secara regular. Sedangkan deskripsi dilakukan ketika penjual membeli barang-barang yang distandarisasi, tidak mudah pecah atau patah, dan tidak mudah rusak.

Membuat negosiasi tentang harga
Pesanan khusus atau baru biasanya dilakukan dalam bentuk negotiated contract. Dalam hal ini, penjual (retailer) dan supplier bernegosiasi tentang semua aspek dalam pembelian. Di sisi lain, pesanan regular ataupun pesanan ulang biasanya ditunjukkan dalam uniform contract. Dalam hal ini, terdapat persyaratan standar atau pesyaratan yang telah siap disetujui, dan order ditangani secara rutin. Beberapa syarat pembelian yang harus dispesifikasi, untuk menetukan apakah yang diberlakukan adalah negotiated contract atau uniform contract, meliputi : tanggal pengiriman, kuantitas dari barang yang dibeli, pengaturan harga dan pembayaran, diskon, bentuk dari pengiriman, dan point of transfer of title.

Memasukkan pembelian
Untuk beberapa retailer yang berukuran medium dan besar, pembelian dimasukkan secara otomatis dengan menggunakan computer. Setiap pembelian disimpan dalam file data. Retailer yang lebih kecil biasanya memasukkan pembeliannya secar manual. Permintaan ditulis dan diproses secara manual, dan pembelian ditambahkan ke dalam buku inventori dengan cara yang sama.

Penanganan terhadap barang-barang dagangan
Retailer melakukan penanganan secara fisik terhadap barang-barang yang meliputi beberapa fungsi seperti penerimaan dan penyimpanan barang, penentuan harga dan penandaan terhadap inventori, menyeting pengaturan, mengatur peletakan barang, melengkapi transaksi konsumen, mengatur pengiriman untuk konsumen atau penjemputan, memproses pengembalian barang-barang yang rusak dan berbahaya, dan mengontrol merchandise.
Keuntungan dari pemeliharaan terhadap inventori dalam jumlah yang besar yaitu kepuasan konsumen, kuantitas potongan harga dalam pembelian, biaya transporatsi per item yang rendah, dan memudahkan pengontrolan serta penanganan. Kekurangannya yaitu biaya investasi yang tinggi, tingkat kerusakan yang besar, deteriorasi dan tingkat bahaya, biaya penyimpanan, biaya asuransi, dan biaya tak terduga lainnya. Sedangkan keuntungan dari permintaan atau order barang dalam jumlah kecil yaitu biaya investasi yang relative rendah, biaya penyimpanan yang rendah, dan tingkat kerusakan atau bahaya yang juga rendah. Kekurangannya yaitu ketidakpuasan konsumen akibat kekurangan stok, harga per unit lebih mahal, pengaruh dari keterlambatan waktu pengiriman, kompleksitas dalam pengontrolan dan penanganan, dsb.

Pemesanan ulang barang
Biasanya dilakukan untuk barang-barang tertentu yang dibeli lebih dari satu kali. Empat factor yang terpenting dalam menentukan rencana pemsanan ulang tersebut, seperti waktu pemesanan dan pengiriman, pergerakan inventori, kondisi keuangan, dan inventori versus biaya pemesanan.

Mengevaluasi ulang secara regular
Evaluasi ulang harus dilaksankan secara regular. Manajemen harus meninjau ulang organisasi pembelian dan organisasi pembelian itu juga harus meninjau kembali proses pembelian dan penanganan barang. Keseluruhan dari prosedur , seperti pengananan terhadap barang dan jasa harus dimonitoring.